チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|労務管理・契約管理編

チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|労務管理・契約管理編

このブログは、2014年からテレワークに積極的に取り組み、また昨今の新型コロナウイルス感染拡大を受け、1月末から原則全社員一斉テレワークを実施している現在も、平時とほぼ変わらない生産性を維持することができている株式会社チームスピリットのテレワークの仕組みやコツ、事例などを全5回でご紹介する連載の第3回です。

※第1回の「制度・就業規則・システム編」と第2回の「社内アンケートの結果 〜テレワーク生活を成功させる6つのポイント〜」もぜひご覧ください!

第1回の「制度・就業規則・システム編」では、テレワークの成功には、システム導入だけでなく、社内文化の醸成や就業規則などのルールをどう作り運用していくか、システムをどう活用するかが重要な鍵であるとお伝えしました。

今回のブログでは、「労務管理・契約管理編」と題して、テレワークの導入で必ずといっていいほど課題に挙げられる労務管理や契約管理について、チームスピリット社が自社でシステムをどのように活用し運用をしているか詳しくご紹介していきます。

目次

チームスピリット社で行っているテレワークの労務管理

チームスピリット社では、2014年から積極的にテレワークに取り組んでおり、その労務管理は社内だけでなくテレワークで勤務することも前提とした内容になっています。

ここでは、厚生労働省が定める「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」の中で、テレワークにおける「労働基準法」の適用に関する留意点として示されている5点(①労働条件の明示、②労働時間の適正な管理、③中抜け時間の管理、④時間外・休日労働の労働時間管理、⑤長時間労働対策)について、チームスピリット社の事例をシステムの活用方法と併せてご紹介していきます。

<前提>チームスピリット社員の勤務体系は「フレックスタイム制」

まず前提として、チームスピリット社では、管理監督者を除く正社員の勤務体系はコアタイムを設けた「フレックスタイム制」を採用しています。

フレックスタイム制とは、一定の期間についてあらかじめ定めた総労働時間の範囲内で、従業員が日々の始業・終業時刻を自ら決めることのできる制度です。
(詳しくは、ゼロからわかる!「勤怠管理」の教科書をご参考にしてください)

チームスピリット社では、社員それぞれが個々の生産性を最大限発揮できる時間帯に主な業務を行う目的でフレックスタイム制を導入しています。

今回は、チームスピリット社で採用しているフレックスタイム制を前提に、チームスピリット社の労務管理方法をご紹介していきます。

留意点①:労働条件の明示

テレワークを実施するには、就業の場所としてテレワークを行う場所を従業員に明示する必要があります。

チームスピリット社では、就業規則本体とは別に「在宅勤務規程」を設けており、その中で就業場所を原則として自宅とすることを定めています。

就業場所.png

留意点②:労働時間の適正な管理

使用者には、社内での業務遂行の場合と同様に、テレワーク時にも労働時間を適正に把握する義務があり、厚生労働省が定める「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づき、適切に労働時間管理を行う必要があります。

フレックスタイム制の場合は、あくまで始業及び終業の時刻を従業員の決定に委ねる制度であり、労働時間については上記のガイドラインに基づいた管理をしています。

チームスピリット社では、始業・終業の打刻は、自社で提供している「TeamSpirit(※)」を利用して、PCまたはモバイル端末から行っています。
※TeamSpirit:勤怠管理や工数管理・電子稟議などのバックオフィス業務を一元化することのできるクラウドサービス

また、全従業員が参加する「TeamSpirit All-Hands Meeting(月例の朝礼)」の場などで、法務担当から労働時間の実態を正しく記録する必要性を改めて周知するなどの工夫も定期的に行っています。

留意点③:中抜け時間の管理

「子供のお迎えに1時間外出」や「夕食を済ませた後に仕事を再開」など、テレワーク中には中抜け時間(一定程度業務から離れる時間)が生じることがあります。

中抜け時間の管理にも、1日に複数回の打刻が可能なTeamSpiritを利用しています。中抜けの時間は、自動で非勤務時間(休憩時間)に振り分けられ、自動的にこの時間を除いた時間が勤務時間として計算されます。

留意点④:時間外・休日労働の労働時間管理

チームスピリット社では、就業規則で以下のように定めており、やむを得ない理由で深夜勤務や休日労働をする場合には所属長の許可制としています。

就業規則.png

その場合、TeamSpirit上で社員が深夜勤務や休日労働の申請をし、勤務を行う前に所属長の承認を得ています。

勤務関連申請.png
また、深夜残業申請を行わずに勤務をした場合には、社員本人にアラートメールが通知されるよう「TeamSpirit」で設定しています。

留意点⑤:長時間労働対策

チームスピリット社では長時間労働を防ぐために、主に以下の4つの対策を行っています。

①深夜勤務や休日労働をする場合に所属長の許可を必要とする

②社員自身が所定労働時間に対する過不足時間を把握し、
 自ら勤務時間の調整を行う

③管理者が月の途中で所定労働時間に対する過不足時間を把握し、
 閾値を超えた場合には、事前注意を促したり勤務時間や業務量の調整などを行う

④部門長に毎週、部門所属の社員の法定外残業時間の予測値などを自動配信し、
 問題がある場合には事前注意を促したり勤務時間や業務量の調整などを行う

前述の①同様に、②〜④もTeamSpiritを利用して行っています。

具体的には、管理者側であらかじめフレックスタイム制の勤務体系を設定することで、フレックスタイム制の労働時間が自動計算され、下図のように社員自身で所定労働時間に対する過不足時間を把握しています。

【テレワークブログ】過不足労働時間.jpg

また管理者側でも、各社員が所定労働時間に対し、どのくらいの過不足があるのかを下図のように一覧で把握しています。


さらに、毎週月曜日に部門長に、部門所属の社員の法定外残業時間の予測値などを含めたレポートを添付したメールを自動配信するよう設定しています。

そのため、社員自身と管理者、部門長の三者で労働時間の把握と対策を行うことができています。

お役立ち情報

厚生労働省 テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン
厚生労働省 テレワーク導入ための労務管理等Q&A集

⒉ 出社・紙・ハンコ不要の契約管理

チームスピリット社では、お客様のオンライン上での契約締結ニーズに対応するとともに、テレワークを強化する目的で、契約管理の電子化を行いました。

ここでは、これまでの契約管理方法と課題、新たな契約管理方法と効果についてご紹介してまいります。

⑴これまでの契約管理方法と課題

原則全社一斉テレワークを行う以前は、契約を締結する場合、以下のステップを踏んでいました。

▼TeamSpiritの電子稟議機能を利用し、稟議起案〜承認までを行う
▼契約書を2部印刷し、それぞれに押印
▼2部とも先方に郵送
▼先方が押印した契約書1部が返送されてきたら、自社で保管

このような方法でも、平時であれば数日内に契約の締結を完了することができていましたが、原則全社員一斉テレワークをすることになった1月末以降は、印刷や押印、郵便、保管などオフィスに出社しなければ行うことのできない作業が、全社員一斉テレワークを阻む要因になっていました。

また、新型コロナウイルスの感染拡大防止のために、テレワークを導入・拡大されるお客様が増加し、オンライン上の契約締結ニーズが急激に高まりました。

⑵新たな契約管理方法と効果

上記のようなニーズもあり、従前から導入を進めていた、クラウド上で電子署名、署名済み文書や署名追跡の管理ができる「DocuSign eSignature for Salesforce」を利用し、「TeamSpirit」の電子稟議機能との連携を開始しました。

その結果、以下のように稟議・契約業務を完全にデジタル化することができました。

▼TeamSpiritの電子稟議機能を利用し、稟議起案〜承認までを行う
▼Salesforce上に文書をアップロードし、先方と自社の署名者を選択の上送信
 (自社の署名者だけが閲覧できるメッセージ欄にTeamSpiritの稟議URLを入力)
▼先方と自社の双方の署名完了後、Salesforce上で保管される

連携イメージ.png


これにより、主に以下のようなメリットを感じています。

  • お客様のオンライン契約締結ニーズへの対応

  • 決裁スピードの迅速化

  • 印刷や押印、郵便、保管等が不要になったことによるテレワークの強化

  • より高度な内部統制の実現(従来TeamSpiritの稟議機能が可能としていたワークフローによる申請から承認・決裁完了に至るまでのプロセス可視化に、DocuSign eSignature for Salesforceによる証跡生成機能が追加されたことによる)

(詳しくは、「DocuSign eSignature for Salesforce」導入のプレスリリースもご覧ください)

⒊ テレワークブログの連載スケジュール

公開済

チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|

制度・就業規則・システム編

公開済

社内アンケートの結果

テレワーク生活を成功させる6つのポイント〜

本ブログ

チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|

労務管理・契約管理編

5/26(火)公開予定

当社メンバーのテレワークTipsまとめ

5/29(金)公開予定

チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|

マネジメント編

※内容や掲載日は変更になる可能性があります。

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