テレワークにも必須?アナログを脱却したこれからの勤怠打刻

テレワークにも必須?アナログを脱却したこれからの勤怠打刻

労働基準法第108条では、各従業員の労働時間や時間外労働時間、休日出勤時間などを管理して正確に賃金計算を行うことを義務づけられています。そのため、多くの企業では勤怠管理のためにタイムカードが利用されていました。機械に専用のカードを通して出退勤の時刻を打刻し、従業員の労働時間を把握するスタイルです。

しかし、労働時間の管理にタイムカードを使うことには、多くの課題が散見されるようになってきました。働き方が多様化している今の社会では、タイムカードでは適切な労働管理が難しくなってきているからです。ではタイムカードや出勤表に変わるツールはあるのでしょうか。現在、その役割を担うと注目されているのが勤怠管理システムです。出退勤の時刻を容易に記録できるのはもちろん、その後の給与計算などの効率化の実現も期待できます。今回は多様化する働き方に対応するための勤怠打刻について検証します。

これまでの勤怠打刻とそのデメリット

これまで一般的な勤怠管理に使われてきたのは出勤簿かタイムカードなどのアナログな方法です。出勤簿とは、社員が出退勤する際に指定の用紙に時刻や欠勤、早退、遅刻などを手書きして管理する用紙。記載はそれぞれの社員によって行われるため、自己申告によるデータ記入となります。自己申告による労働時間の管理は不確定要素が多分にあるため、厚生労働省のガイドラインでは例外的な位置づけとして捉えられています。

一方でタイムカードは打刻機に専用のタイムカードを挿入するだけで、自動で日時が記録されるツールです。日時の記入ミスが防げるため、出勤簿に比べれば不正しづらいのが特徴。タイムカードや出勤簿に記載したデータは、月末にエクセルに転記し上長を介して管理部門にわたります。労務担当者は、2019年4月から順次施行されている働き方改革関連法案に基づいて勤怠状況をチェック。法令内の労働だとしても時間外労働が多かったり、有休取得状況が芳しくなかったりする従業員がいた場合は、部署に注意勧告を行います。

提出された書類はチェックされて役割を終えるわけではなく、労働基準法109条によって、労働に関する重要な書類は3年間保存されます。エクセルの管理表を印刷した紙や出勤簿にタイムカードといった莫大な紙資料の保存が必要なため、管理コストや場所の確保は多くの企業が頭を悩ませている課題です。では出勤簿とタイムカードを利用する場合には、具体的にどんなデメリットがあるのでしょうか。

出勤簿への手入力のデメリット

出勤簿を利用する最大のデメリットは、毎月の集計手続きが非常に煩雑なことです。集計に時間がかかるだけでなく、集計時の転記ミスのリスクも高くなります。もし間違いが発覚した場合は、企業によっては訂正に複雑な承認フローがあるなど面倒な手続きが必要なことも珍しくありません。

導入コストが抑えられる反面、出勤簿を月末に回収して確認、承認、集計するなど煩雑な作業を人件費のほか、回収した出勤簿を保管するコストを考えれば、マイナス計上になるリスクも大きいでしょう。また、記入される時刻は自己申告なため、正確な勤怠管理がしづらいとも言えます。

タイムカードのデメリット

タイムカードの場合、打刻するにはタイムレコーダーが必要なため、直行直帰やテレワークなど、多様化する働き方に対応できない点が大きなデメリットです。会社の特定の場所でしか打刻できないというスタイルは、従業員の仕事における行動範囲を狭めるリスクも生じます。

また、タイムカードは、一度に1人ずつしか利用できません。同じ時刻に出退勤する人が重なれば、タイムカードリーダーの前に行列ができ、たくさんのタイムカードがある中から自分のカードを探すのもひと手間です。タイムカードを探して列に並んでいる間に、出社時間がすぎて遅刻扱いになっては従業員が不満に感じるのも無理はありません。さらに、タイムレコーダーは現在の時刻しか打刻できないため、もし打刻し忘れた場合には承認を得て手書きしなければならないなど、無駄な業務も増えてしまいます。

これからの働き方に即した勤怠打刻の必要性

前項で紹介したさまざまなデメリットのあるアナログな勤怠管理も、従来の働き方であれば問題なく運用することができました。しかし、働き方が大きく変わろうとしている現在では、勤怠管理においても変革が迫られている状況です。では従来の勤怠打刻ではどんな課題があり、これからの働き方においてはどんな方法を取り入れることが必要なのでしょうか。

テレワークなど会社以外でも打刻が求められる時代

1つ目の変化として挙げられるのは、テレワークなど会社以外でも働く人が増えたことです。テクノロジーの発展やインターネット環境の整備により自宅やコワーキングスペースなどオフィス以外でも働くことも一般的になってきており、出社しない人の勤怠管理の方法が議論の的となっています。育児や介護などで、家庭と仕事の両立を求める人も増えているため、企業は多様な生き方・働き方に対応できる環境を作る必要があります。そのため、会社に出社しなくても打刻ができるシステムが求められているのです。

1人ひとりの従業員ごとに異なる勤務形態

ライフワークバランス

勤務形態の多様化も新しい勤怠管理が求められる理由の1つです。これまでは、全員が始業時間に出勤し、定時以降に退勤するのが一般的でした。しかし、現在はワークライフバランスへの関心が高まり、短時間勤務やフレックス制度を導入する企業も珍しくありません。1人ひとりの出退勤の時間や労働時間も異なるため、労務管理はより複雑になっています。それらの業務を人力で精査することは困難を極めるため、テクノロジーを駆使した勤怠管理システムの導入が求められているのです。

勤怠管理システムで可能になった勤怠打刻

上記のような社会の変化に合わせて、さまざまな勤怠打刻の手法が登場しています。勤怠管理システムを活用すれば、打刻が便利になるだけでなく、月末の集計業務も効率化してくれます。最新の勤怠管理システムではアナログとは異なり、どんな方法で打刻を管理できるのでしょうか。

IC カード、入館証

ICカード

ICカードや入館証での打刻が可能なサービスです。たとえば、通勤に使用するSuicaやPASMOといった交通系のICカードをシステムと連動させることで、持ち物を増やすことなく勤怠管理も可能になります。簡単に打刻できるため、従業員の負担を増やすこともありません。普段から持ち歩けるので、タイムレコーダーのように打刻のために自分のカードを探す手間も省略できます。

スマホアプリ

勤怠管理システムが用意するアプリをダウンロードすることで、スマホから打刻することができます。それはテレワークによる自宅での作業時、直行時の訪問先でも対応可能です。スマホのGPS機能を利用して不正打刻を防止する役割も果たしているため、正確でリアルタイムな更新が行えます。

Web ブラウザ

PC上で打刻ができるシステムです。自分のデスクで打刻できればタイムレコーダーの前に並ぶ必要もありませんし、打刻と同時に業務を開始できます。在宅ワークでもシステムを開いたタイミングで打刻できるため、場所を選びません。

ただ打刻ができればよいわけではない

便利な勤怠管理システムが次々に登場していますが、単に打刻ができればいいわけではない点に注意が必要です。2019年4月1日に改正された働き方改革関連法案によって、企業はより厳密な勤怠管理を求められるようになりました。これからは労働状況を把握して、従業員への指導を行わなければなりません。これまでのようなアナログな勤怠管理だと新しい法案に触れるリスクがあるため、法規制に則った勤怠打刻を意識すべきでしょう。新しい法案による注意点を紹介します。

義務 1:時間外労働の上限規制

36協定では時間外労働に関しては原則として月45時間、年360時間が上限です。特別条項付き36協定を締結した場合でも年720時間、単月70時間未満になるよう従業員の勤務状況を管理しなければいけません。

義務 2:年次有給休暇の確実な取得

法改正によって従業員は年に5日の有給休暇を取得することが義務となりました。使用者は有給休暇取得が5日未満の労働者に対して、希望を踏まえて時季を指定しなければなりません。

義務 3:労働時間状況の客観的な把握

企業はすべての労働者に対して、客観的なデータに基づいて労働時間を把握なければなりません。これは一般の従業員だけではなく、管理職や裁量労働制の適用者も対象です。

義務 4:フレックスタイム制の拡充

法改正により、フレックスタイム制における労働時間の調整が可能な期間(精算期間)が1ヶ月から3ヶ月に延長されました。フレックスタイム制を導入している企業は、変更に対応する必要があります。

義務 5:勤務間インターバル制度

勤務間インターバルとは1日の勤務終了後、翌日の出社までの間に、一定以上の休息時間(インターバル)を確保する仕組みです。これにより労働者な十分な生活時間や睡眠時間を確保することが目的です。

義務 6:月 60 時間超残業に対する割増賃金率引き上げ

中小企業における時間外労働が60時間を超えた場合の残業割増賃金率が、25%から大企業と同じ50%に引き上げられました。

規制が守れないとどうなる?

法の改正により企業が対応すべきことは多数ありますが、その中でも明確なペナルティがある事項については優先的に対応しなければいけません。仮に法令遵守がなされていなかった場合に、どのようなペナルティが課せられるのかをしっかり把握しておきましょう。

時間外労働の上限規制

時間外労働の上限に違反して残業をさせた会社は、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」という刑事罰が課せられます。

年次有給休暇の取得義務

年間に最低でも5日の有給休暇を取得させなければいけないという規定を守らなかった場合、「30万円以下の罰金」の罰則が課せられます。

働き方改革対応の勤怠管理システムでの打刻が不可欠

勤怠管理システムを導入するのであれば、法規制に対応したシステムでなければいけません。大きなコストに感じるかもしれませんが、多機能なシステムを導入すればバックオフィス全体の作業を効率化し、業務効率アップも期待できるためトータルでのコストの回収も可能です。どんな機能を備えた勤怠管理システムが今後は推奨されるのでしょうか。

リアルタイムで状況範囲ができる機能

従来の勤怠管理のように、月末にまとめて労働状況を確認しているやり方では、法規定を守れているかの把握は難しいでしょう。月末になって残業時間の超過に気づいても遅く、ペナルティが課せられてしまいます。勤怠管理システムを導入するなら、それぞれの従業員の現状が把握できるダッシュボードなど、労働状況をリアルタイムに把握できる機能を搭載したシステムを選びましょう。

規制の上限に近づいた場合のアラート

リアルタイムで労働状況を把握できても、すべてを目視で確認するには限界があります。特にさまざまな雇用形態を結んでいる企業は確認が難しく、時間外労働が上限を超えてから気づいても遅いです。上限に達する前に指導などの対策がとれるように、アラートを出してくれる機能を搭載したシステムを選びましょう。

TeamSpirit の勤怠管理

TeamSpiritの勤怠管理システムは、この先の時代に適した勤怠打刻を可能にする機能が搭載されています。正確な打刻はもちろんのこと、バックオフィス業務の効率化にどのように対処するのか、その機能性を整理しました。

機能 1:勤怠打刻

TeamSpiritはスマホやPC、ICカードを使った打刻など、多様な打刻方法に対応しています。打刻時にGPSを活用して位置情報を取得することも可能です。場所や時間、勤務形態を選ばない打刻を実現しています。

機能 2:就業管理

社員それぞれの就業状況を専用の勤務表で管理・確認できます。休暇申請や、各種承認申請ワークフローの管理も行えます。

機能 3:休暇管理

有給休暇だけでなく会社で設定した休暇の残日数も管理はもちろん、労働基準法に合わせた有給休暇の定期的な自動付与にも対応。

機能 4:承認申請

月ごとの勤怠確定は、設定した経路で自動に回覧が可能です。スマホから閲覧するだけでなく、そのまま承認対応できるので外出中や出張中でも処理が行えます。

機能 5:リアルタイムな残業計算

勤務体系を設定しておけば、残業時間もリアルタイムに自動計算してくれます。集計したデータはCSVでエクスポートできるので、簡単に給与計算ソフトに共有でき打ち込む手間が省ける上に計算ミスも防げます。

機能 6:レポート・ダッシュボード

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レポート・ダッシュボード機能を活用すれば、勤怠情報を可視化できます。残業計算などにも活用できますが、それ以上にマネジメントの質を高め、より効果的な営業計画、経営計画の立案をサポートしてくれるでしょう。

機能 7:アラート機能

残業時間が超過しそうな時や承認が却下された時など、個々人の労働状況や承認状況に応じてアラートを表示させることができます。メール通知にも対応しているので、アプリを開いていなくてもメールでアラートに気づけるでしょう。

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