働き方改革でバックオフィスのペーパーレス化を推進するメリット

働き方改革でバックオフィスのペーパーレス化を推進するメリット

働き方改革関連法が施行されて以降、各企業内における人事制度改革などの取り組みは着実に進行しています。特に2020年に新型コロナウイルスが大流行した影響もあり、オフィスワークが中心だったバックオフィス部門にもテレワークや在宅勤務が求められ、以前に比べて出社する機会が減ったという方も多いのではないでしょうか。

バックオフィス部門がテレワークを推進するうえで課題となるのが、契約書や検収書などの書類対応です。働き方の多様性が望まれる時代なだけに、今後は紙ベースでの働き方の見直しや脱却は急務だと言えるでしょう。では具体的に企業がバックオフィス業務のペーパーレス化を進めるうえではどんなことを意識すべきでしょうか。

通常業務をペーパーレス化するメリット

テレワークが推進される以前から移行が検討されていたペーパーレス化ですが、紙を使わずに業務を行うことにはどんなメリットがあるのでしょうか。紙依存からの脱却を図ることのメリットから、近年の在宅勤務で直面した紙ベースの働き方の課題まで幅広く紹介します。

メリット1:経費削減

ペーパーレス化による最大のメリットは、トナーやコピー用紙など印刷にかかる経費を大幅に削減できることです。用紙1枚あたりを印刷するコストは数円にも満たないので少額ですが、全社員が1日に何枚も何十枚も印刷することを踏まえると会社単位では莫大な経費がかかります。

また、紙に印刷して資料を作成する際には人件費もかさみます。それをプラットフォームやクラウド内でのデータ共有で済ませれば、不要な事務作業の削減にもつながるでしょう。印刷して資料にするなどの物理的な手間がなくなることで業務効率化も期待できます。

メリット2:書類の保管スペースおよび管理コストの削減

会議で使用した資料や議事録を紙に印刷して保管する場合、スペースを確保しなければなりません。また、単に保管しておくだけではなく、いつの会議の資料なのかを分かりやすくラベリングし、どの程度の期間保管しておくのかのルール決めをするとなるとかなりの手間がかかります。

保管スペース

また、書類の保管期間が長くなればなるほど、スペースが必要になります。オフィス内の保管場所にも限りがあるので、際限なく書類が増えると整理もままなりません。もしペーパーレス化を実現できれば、書類を保管するスペースも不要となり、データの保管場所を共有しておけば誰でも簡単にアクセスできるようになります。データベース内できちんとフォルダ分けをすれば、管理にかける時間も削減できるはずです。

メリット3:テレワーク移行を促進

業務に必要な機密情報や顧客情報が記載された書類関連の仕事は、セキュリティの問題でオフィス外での作業が難しい面があります。仮に社外でも可能な業務だったとしても、テレワーク中に必要な書類がなく、その時点で業務が進行できないなど支障を来すことも考えられます。

ペーパーレス化が実現できれば、テレワーク中に必要な書類であっても共有ドライブにアクセスして資料や情報の収集が可能です。インターネット環境さえあればデータで業務ができるので、場所にとらわれない働き方が実現できるでしょう。また、従業員間および拠点間で書類を郵送したり手渡ししたりする手間もなくなり、大幅な業務効率化にも貢献するはずです。

メリット4:BCP対策

昨今、毎年のように発生している自然災害に備え、多くの企業ではBCP対策(Business Continuity Plan/事業継続計画)に力を入れています。万が一社屋が被災してしまったり、交通機関がストップしたりして出社できない場合、紙に依存した業務フローでは一切仕事が進まないことも想定されます。そうなると会社の機能が停止してしまいます。

そうした事態に備え、紙に依存しないペーパーレス化の業務フローを構築する必要があります。業務に必要な情報をクラウドストレージなどで管理しておけば、ネットワークがつながる環境さえあれば最低限の業務は遂行可能です。ペーパーレス化はBCP対策の一環としても有効だと言えるでしょう。

ペーパーレス化の効果が期待できるバックオフィス業務

バックオフィス業務の多くは、実はテレワークの対象として検討が可能です。会社のしきたりや社内ルールが存在する影響でなかなか移行できていなかった業務もペーパーレス化を推進することで方針転換が行えるかもしれません。ペーパーレス化の効果が期待できるバックオフィス業務としては、特に経理業務や稟議、契約などの処理が挙げられます。

ペーパーレス化の恩恵を受けるバックオフィス業務1:経理

2020年10月1日から電子帳簿保存法が改正されたことをきっかけに、経理業務において電子化およびペーパーレス化がより実現しやすくなります。たとえば、請求書や契約書、見積書などのやり取りは従来の紙ベースではなく、PDFデータなどの電子データでやり取りすることで対応スピードが上がり、業務効率化を図りやすくなるでしょう。

また、社内における経費精算をシステム化することによって書類のやり取りの大幅減を実現。他部署から経理へのやり取りを簡略化することで業務負担の改善にもつながります。これまで業務の中心だった紙の書類は、PDFファイルとしてデータ保存が基本になります。大量の書類を保管する必要もなくなるので、管理も最小限の人員でできるようになることが期待できるでしょう。

TeamSpiritで実現できる経理のペーパーレス化

TeamSpiritを導入すれば、クラウド上で経費精算が可能になるため、経理業務のペーパーレス化に貢献できます。PCはもちろん、スマートフォンやタブレット端末などのモバイルアプリにも対応。カメラで領収書を撮影するとOCR機能によって記載されている情報を自動的に読み取り、面倒な経費精算業務をサポートしてくれます。

テレワーク中に経理担当者に領収証を渡すために出社する必要もなく、出張先や自宅であっても経費精算業務を完結できるのは大きな強みと言えるでしょう。

また、経理担当者にとって面倒なのが、銀行口座への振り込み依頼の作業です。中には会社のPCやシステムからでないとアクセスできないケースも多く、経費の振り込み作業のためにわざわざ出社しなければならないことも珍しくありません。しかし、TeamSpiritであればEB(エレクトロバンキング)カードやコーポレートカードを作成し、個人の銀行口座に自動振込の依頼ができます。

TeamSpiritのセキュアで安全なクラウド環境下で社外にいても経費の振込作業が可能になるため、経費の申請を行う一般の従業員だけではなく、経理担当者にとってもメリットは大きいと言えるでしょう。

ペーパーレス化の恩恵を受けるバックオフィス業務2:稟議

組織で働く以上は上層部の承認を得るための稟議が欠かせません。しかし、従来のように紙ベースの稟議書を作成し、上層部に捺印をもらうフローで対応している中小企業もまだまだ多いはずです。当然のことながら課長や部長などの決裁権者が出張などで不在だと稟議も遅れ、業務に支障を来してしまうことがあります。

こうした事態を防ぐためには、まず紙ベースで稟議を運用することをやめ、ワークフローのシステムを構築することが大切です。クラウド上かつペーパーレスで運用できるワークフローを導入すれば、担当者がテレワーク中であっても上層部に対して稟議を申請し、オンライン上で1人ずつ承認を得ることもできます。また、紙での運用がなくなることによって、万が一稟議書を紛失したり処分してしまったりといった重大なインシデントを未然に防ぐことにもつながるでしょう。

TeamSpiritで実現できる稟議のペーパーレス化

TeamSpiritには稟議に対応できるワークフロー機能も搭載されており、導入したその日から電子稟議を活用できます。会社によって異なる稟議書のフォーマットや必要事項も臨機応変に設定できるため、これまでの運用に慣れていた従業員も不安なくスムーズに移行できるはずです。また、電子稟議に対応することでワークフローの抜け漏れを防止でき、ガバナンス強化や業務効率化にもつながるため、企業にとってもメリットの大きい取り組みと言えます。

ペーパーレス化の恩恵を受けるバックオフィス業務3:契約

新型コロナウイルスの感染拡大で顕在化した問題の1つは、捺印をもらうために出社しなければならない従業員がいたという事実です。そうした非効率な対応を解消するために、電子署名や電子契約といった捺印を不要とするルールに変更する企業も増えてきました。

契約書

仮に社内ルールでは捺印が不要と定めていたとしても、取引先の企業が対応していなければ書類を印刷して捺印し、契約書を郵送やFAXなどで送付しなければなりません。今後、電子署名や電子契約に対応する企業が増えていくと想定されるため、できるだけ早く捺印を必須とするフォーマットからは脱却する必要があるでしょう。

ペーパーレス化の課題を克服するために

ペーパーレス化はすぐにでも導入したいところですが、それまでにはクリアすべき課題も山積しています。では多くの企業にとって何がペーパーレス化の障壁となっているのでしょうか。クリアすべき課題について代表例を紹介します。

克服すべき課題1:ペーパーレス化の必要性の認知

古くから書類にこだわり、紙ベースで仕事をしてきた人は、「わざわざペーパーレス化をする必要性が理解できない」という考えを持っているかもしれません。そうした旧体制の考え方が定着している会社の場合は、ペーパーレス化のメリットや効果を根気よく説明し、理解してもらう必要があります。

また、もはやペーパーレス化は社内だけの問題ではなく、取引先や顧客との関係にも大きく影響してくる可能性があることも説明すると納得してもらいやすいはずです。

克服すべき課題2:管理・運用ルールの整備

ペーパーレス化に踏み切れない最大の理由として挙げられるのが、これまでの紙をベースにした運用ルールから脱却できない社内体制です。ペーパーレス化は単に紙を排除すれば良いというものではなく、これまで紙ベースで行ってきた業務をいかに移行するかという運用面での課題が大きいと言えます。

安易に「ペーパーレス化は難しい」と結論付けるのではなく、そもそもなぜこの業務は紙でなければならないのか、紙に代わる運用ルールに変更した場合、どのような問題が起こり得るのかをあらかじめ考える必要があります。

克服すべき課題3:不十分なIT環境やリテラシー

ペーパーレス化を実現するためには、クラウドシステムやモバイル端末などのIT環境の整備が欠かせません。莫大な予算をかけてIT環境を整備する必要はないと考える経営者や上層部も多いかもしれませんが、長期的に見た場合の経費削減効果や業務効率などを考えると、できるだけ早い段階でペーパーレス化に踏み切るべきなのは明らかです。

また、せっかくIT環境が整備されているにもかかわらず、ITを駆使したシステムを使いこなせないといったリテラシーやスキルの問題も考えられるため、定期的にセミナーや研修を開催しサポートする体制も必要になります。

バックオフィスのペーパーレス化はTeamSpiritで

バックオフィス業務の中でも今回紹介した業務はごく一部であり、ペーパーレス化に伴った業務はまだまだ改善の余地があるのではないでしょうか。テレワークが当たり前の時代になったことを前向きにチャンスと捉え、業務のデジタル化・効率化を積極的に進めていきましょう。

TeamSpiritはバックオフィスのデジタル化に対応できるソリューションとして、時代や法改正に合わせた機能のアップデートを定期的に行っています。導入に向けて個別のアドバイスも行っていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください

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