労務管理業務のシステム化で実現する適材適所のマネジメント

労務管理業務のシステム化で実現する適材適所のマネジメント

「ヒト・モノ・カネ」の三要素は企業経営の根幹を担うと言われますが、中でも「ヒト」、つまり「人材」はこの三要素においても特に重要性が叫ばれてきました。企業活動において人材の最適なマネジメント・アサイン・メンテナンスは、その企業の浮沈の鍵を握ると言っても過言ではないでしょう。しかし、無機質なモノ・カネとは異なり、感情を持つヒトの管理は一筋縄ではいきません。従業員に最大限の能力を発揮してもらうためにも、人材に関する管理業務を担う「労務管理」が重要になります。

どんな企業にも人数の差はあれど、従業員が存在するのが通例です。その従業員たちがモチベーションを高く保ち、健康的に長く生産的な仕事をしてくれれば、企業の成長も期待できます。ただ、社内のすべての人材がポテンシャルを発揮し、方向を間違えずに正しく機能しているかと言えば、そうとも言い切れないでしょう。では労務管理によって人材を最適にマネジメントするにはどんなことを意識すべきでしょうか。

人材という企業の資源をマネジメントする「労務管理」とは?

従業員が就業するにあたり、少なからずトラブルや悩みを抱えているものです。それが多くの従業員を抱える規模の会社であれば、その従業員の数だけ何かしらの問題があると考えて良いでしょう。そうした多岐にわたる仕事の課題を解決に導き、従業員にとって働きやすい環境を整えるのが「労務管理」の役割です。

労務管理とは、企業の資源である人材を適正にマネジメントすること。つまり、従業員が企業に不安を覚え、転職したりモチベーションを下げたりすることがないように、1人ひとりの従業員にとって働きやすい環境を整備することです。しかし、一口に労務管理と言っても、人材に関わる仕事全般に範囲がおよぶため、具体的にどんな業務があるかを想像できない方も多いでしょう。労務管理における具体的な実務を以下で紹介します。

労務管理の実務1:勤怠管理

勤怠管理は従業員の就業状況を適正に把握するための実務であり、労務管理の根幹を担います。従業員がどのタイミングで出退社して、どのくらい遅刻や欠勤をして、どれくらい働いたかをきちんとマネジメントすることで、就業規則や労働基準法などを遵守しているかを判断できます。勤務管理は労務管理における基本中の基本のため、タイムカードや勤怠管理システムなど管理方法は違っても、どの企業でも実施しているはずです。労務管理の見直しを検討する際は、まずは社内での勤務管理の在り方をチェックしましょう。

労務管理の実務2:給与計算

給与計算従業員を雇ううえで給与が非常に重要であることは、言うまでもありません。それは金額面だけの問題ではなく、従業員に安心して働いてもらうためには適正な給与計算がなされているという"信頼性が担保されている"ことが大前提となります。万が一、給与計算のミスによって従業員に正しくない給与額が振り込まれていたとしたら、企業への信頼は失墜する危険性があります。優秀な人材を社内に留めておくためにも、お金周りの労務管理業務である給与計算は、特に正確性が求められる実務と言えるでしょう。

労務管理の実務3:保険手続き

世の中にあるすべての企業は、その規模感にかかわらず、「健康保険」「厚生年金保険」「雇用保険」「労災保険」の4つの保険に加入する義務があります。従業員が新しく入社した際の加入手続きや年1回の保険料査定の手続きは、労務管理の業務の一環です。その他には、退職時の離職関係手続きや労災保険・健康保険に関する給付金の受給手続きも対応します。雇用状況に応じて保険手続き業務は適宜発生するので、その都度対応が必要となります。

労務管理の実務4:福利厚生業務

福利厚生には実務3で紹介した各種社会保険を含む「法定福利」と、社内の取り決めに関する「法定外福利」の2種類があります。双方とも労務管理業務に該当しますが、「法定外福利」は企業の社内規定によってその内容はさまざまです。例えば、社宅、育児支援、特別休暇などその企業が用意する福利厚生に合わせた対応が求められます。法定外福利が充実している企業では、労務担当者が関わる領域もより幅広くなるでしょう。

労務管理の実務5:安全衛生管理

安全衛生管理

50人以上の従業員がいる職場では、スタッフの健康障害や労働災害を防止するためにも、労働安全衛生法で定められた国家資格である「衛生管理者」を選任する必要があります。衛生管理者は従業員が安心安全で健康的に働ける環境を整備するために、「作業環境の管理」「労働者の健康管理」「労働衛生教育の実施」「健康保持増進措置」などの対応が求められます。また、事業所の規模ごとに選任しなければならない衛生管理者の数も変わるので、社内で資格を有する人材を確保することが重要です。

労務管理の実務6:就業規則作成

企業における雇用のルールをまとめたのが「就業規則」ですが、企業の規模によって作成が義務づけられています。その条件とは、一事業所にパートやアルバイトを含めて10人以上の労働者がいる場合です。該当する企業は、就業規則の作成および届出の義務が発生します。同じ企業に就職し、同じベクトルを持った同志だったとしても、明確なルールなしに集団を機能させるのは簡単なことではありません。就業規則は企業の秩序を守るうえでも非常に重要な役割を担います。

労務管理の実務7:労働環境整備

労働契約、労使関係、労働組合、労務トラブルなどの全般に対応し、適宜改正される労働法に合わせて自社の労働環境を整備する必要があります。例えば、近年ではコンプライアンス意識が高まっていることから、セクハラやパワハラを中心とした各ハラスメントの対策や長時間労働の是正などの取り組みはその一例です。法改正や社会情勢の変化は常に起こり得ることなので、それにいち早く適応して従業員が気持ち良く働ける環境を整備することが求められます。

労務管理業務のシステム化~煩雑な業務を集約~

労務管理の実務は、非常に煩雑でありその領域は多岐にわたります。そのため、それらの対応を迅速に集約して行うためにも、労務管理業務のシステム化が有効です。では労務管理業務をシステム化することによって、どんなことが可能になるのでしょうか。代表的な機能を紹介します。

機能1:勤怠管理

勤怠管理は労務管理の根幹を担うだけに、システムによって効率化を図りたいものです。タイムカードや紙、エクセルでも勤怠管理は可能ですが、テレワーク、フレックスタイム、時短勤務など多様化する働き方に合わせた対応をするためには、勤怠管理システムの導入をおすすめします。従業員の就業状況に合わせた打刻が可能な勤怠管理システムであれば、時代に合った勤怠管理を実現できます。また、長時間労働などから従業員を守ることで法令遵守の徹底にもつながるでしょう。

機能2:労務手続き

前項で紹介したように労務管理の1つには、各種保険の手続きや管理が含まれます。労務管理業務をシステム化することで、社会保険(健康保険・厚生年金保険)と労働保険(労災保険・雇用保険)の加入手続きに関する帳票が簡単に作成できるなどのメリットがあります。従業員の入社・退職に伴う煩雑な提出書類を簡単に作成できるだけでなく、その内容を行政に電子申請することも可能です。特に従業員の出入りが多い企業においては、労務手続き業務の効率化を実現できるでしょう。

機能3:給与計算

近年では毎年のように法改正や税改正があるため、時代の変化に対応しつつミスなく給与計算をこなすことは決して簡単ではありません。労務管理業務をシステム化できれば、給与計算も自動で行えるため、大幅な業務効率化が期待できます。また、CSVデータによって勤怠管理と連動できるシステムタイプもあるので、アナログな管理ではなく、時代に合わせたデジタル管理をおすすめします。

機能4:マイナンバー管理

2016年より、源泉徴収票や支払調書の発行、社会保険や税金の手続きにおいて、マイナンバーの印字・提出が必要となりました。そのため、すべての企業で従業員や従業員の扶養家族、弁護士や税理士等の個人取引先などからマイナンバーを取得・収集、利用、管理、破棄を適切に行うことが求められます。労務管理業務をシステムで行う場合は、マイナンバーにおける取得・収集、利用、管理、破棄の流れもクラウド上で完結。万全なセキュリティで情報漏洩を防ぐのはもちろん、ペーパーレス化によって保管場所に困ることもありません。

機能5:社員情報管理

労務管理をするうえで、意外と見落としがちなのが従業員個人のパーソナリティを把握することです。バックオフィス業務は人と関わることが大半なので、機械的に仕事をこなすのではなく、きちんとその従業員本人と向き合った仕事をすることが求められます。社員情報がデータベース上で管理できれば、その従業員の経歴や実績などを事前に把握することができるため、業務効率化が期待できます。業務でコンタクトを取る際も、データベース上で社員情報を確認したうえで話しかけるのと、無知の状態で話すのでは接し方も変わってくるでしょう。バックオフィス業務で重要となる気遣いを実践するうえで社員情報は不可欠です。

TeamSpiritでできる労務管理業務

TeamSpiritでは煩雑になりがちな労務管理業務をシステム化することができます。TeamSpiritは、「勤怠管理」「就業管理」「経費精算」「工数管理」「電子稟議」など複数のバックオフィス業務を一体化していることが特徴です。その中でも労務管理業務に欠かせない「勤怠管理」「社員情報管理」「マイナンバーエンジン」の機能について紹介します。

機能1:勤怠管理

株式会社チームスピリットでは、日本のビジネスパーソン男女1,032人を対象に「タイムマネジメントに関する意識調査(※)」を実施ました。すると、1日の1/4を労務管理に費やしており、さらにそれを8割の人が「無駄だと感じている」という驚きの結果が出ました。中でも従業員が毎日行う勤怠登録は、打刻がきちんとなされていないと、正確な数値を把握できません。エラーが多いと集計での手間も増えるので、管理がより大変になります。

TeamSpiritの勤怠管理は、多彩な打刻方法を持ち、複雑な勤務体系でもリアルタイムに労働時間を計算することが可能です。多くの労務担当者様が直面している悩みに対する解決法を提供します。

※日本のビジネスパーソンの「タイムマネジメントに関する意識調査」

機能2:社員情報管理

TeamSpiritの社員情報管理システムでは、これまではExcelや紙など管理方法が分散していた社員情報をクラウドでデータベース化。この情報は人事管理者のみがアクセス・利用できるクラウド環境に保存されているため、社員情報への他者のアクセス制限は徹底されています。データベース上で一元管理というセキュアな環境を整備することで、個人情報流出のリスクを低下させます。また、TeamSpiritの社員情報管理は、収集できるデータ項目は200以上。導入企業様ごとに必要項目を選択して使用できます。

機能3:マイナンバーエンジン

TeamSpiritのマイナンバーエンジンは、社員情報管理システムと連動した高いセキュリティが特徴です。TeamSpiritで管理されている社員情報から、マイナンバーのマスク化や暗号化、トークン化を行い、マイナンバーの情報をさらに分離して保管。マイナンバーに関しては個人番号関係事務実施者のみがアクセス可能になるように制限をかけるので、セキュアなマイナンバー管理を実現できます。また、マイナンバーの変更・参照の履歴がログに残るので、不正利用などを未然に防ぐことにもつながります。

労務管理で特に留意すべきは「労基法改正」への対応

2019年4月に働き方改革関連法の順次施行が開始されたことで、企業には従業員がより働きやすい環境を整備することが以前よりも求められるようになってきました。中でも労働基準法の改正は、「長時間労働の是正」「多様で柔軟な働き方の実現」「雇用形態に関わらない公正な待遇の確保」が主軸となっており、従業員の今度の働き方を大きく左右する転換期となりました。そのため、違反企業に対して懲役や罰金などの罰則があります。改正項目と罰則詳細は以下の通り。

【労働基準法の改正項目と罰則の詳細】

改正項目罰則の詳細
時間外労働の上限の規制 6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金
年5日の年次有給休暇付与の義務化 30万円以下の罰金
月60時間超の残業に対する割増賃金率の引き上げ 6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金
フレックスタイム制の拡充 30万円以下の罰金
高度プロフェッショナル制度の創設 50万円以下の罰金

TeamSpiritの特徴1:労基法に対応した勤怠管理を実現

TeamSpiritでは常に最新の法改正に対応した勤怠管理を実現できるように、定期的なバージョンアップを行っています。しかも、バージョンアップはオプションではなく、導入企業様すべてに適用。今後、法改正があった場合でも、常に最新の状態で勤怠管理を行えるので安心です。

TeamSpiritの特徴2:勤怠管理は多様化する働き方にも対応

従業員全員の定時出勤、定時退勤が当たり前だった時代はもう終わりました。近年では子育てや介護をしているワーカーも増加傾向なので、「働くこと=会社に出勤すること」という固定概念は捨て去るべきかもしれません。TeamSpiritはテレワーク、フレックスタイム制、裁量労働制などの勤務にも対応。また、打刻方法もスマートフォンなどからでも可能で、遠隔での業務、直行直帰でも正確な勤怠管理が行えます。

TeamSpiritの特徴3:労働時間や有給取得状況もリアルタイムで把握

TeamSpiritの勤怠管理は、単に就業状況を正確に把握できるだけには留まりません。労働時間や有給取得状況のような労働基準法改正においての重要事項は、リアルタイムで把握できます。また、現状の従業員の就業状況をレポート・ダッシュボードによってデータで共有する機能もあります。さらに法規制に抵触しそうな場合は、アラート機能で未然に通知してくれるなど状況把握のサポート機能を事欠きません。

無料トライアル、導入相談についてもお気軽にご相談ください

TeamSpiritでは、上記で紹介した機能を無料で試せる「無料トライアル」を実施しています。勤怠管理の使い勝手や自社に必要な機能などは、実際に使用してみないと分からない面もあります。貴社に合うか合わないかは、ぜひ無料トライアルで判別してください。

また、TeamSpiritでは「自社の労務管理業務に対してどのシステムを選んで良いか分からない」という方に対して、導入相談も随時承っています。まずは貴社の状況やお悩みをきちんと理解したうえで、TeamSpiritでお手伝いできることをお伝えします。まずはお気軽にご連絡ください。

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