エクセルと紙による勤怠管理のメリット・デメリット

エクセルと紙による勤怠管理のメリット・デメリット

企業の屋台骨を支えるバックオフィス部門には経理・法務・総務などさまざまな職種がありますが、「労務」の役割を明確に説明できない方もいるでしょう。労務は「従業員が安心して働ける組織・体制づくり」がミッションとなる職種で、具体的には給与計算、社会保険料の手続き、就業規則の作成など、業務は多岐にわたります。そして近年、労務タスクの中でもっとも重要視されている業務の1つが、従業員の就業状況を適正に把握・マネジメントする「勤怠管理」です。

2019年4月1日に働き方改革関連法が順次施行されていることもあり、すでに多くの企業が「時間外労働の上限規制」や「年次有給休暇の取得義務化」などの法規制への対策を講じています。企業の社会的責任を果たすという点において法令遵守は義務と言えるだけに、勤怠管理のさらなる徹底が求められます。もし自社の勤怠管理の方法が昔からまったく変わっていない場合は、そのやり方を見直すべき局面を迎えているかもしれません。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、企業が従業員の勤怠状況を適正に把握し、管理することです。タイムカード・ICカードなどの勤怠管理システムを活用し、従業員が出社・退社時間、休憩時間、休暇・休日の日数など企業の勤務規則をきちんと遵守しているかをチェックします。勤怠管理を正しく実施することで賃金の支払いが正確に行われるのはもちろん、従業員の過剰労働や勤務怠慢の早期発見にもつながります。適正な労働環境を整備するうえで欠かせない管理業務です。

引用元:『働き方改革は正しい「勤怠管理」から始まる』(働き方改革研究所)より

上記のように「勤怠管理」は、従業員の適正で安全な労働環境を整備するうえで不可欠な業務です。しかし、近年は働き方改革関連法や多様化するワークスタイルへの対応が求められるなど、労務担当者が注視すべき事項は以前よりも多くなっています。時代に合わせた勤怠管理へのシフトチェンジは急務であり、今後もより重要度が増していくでしょう。

一方で勤怠管理のやり方に関しては、企業ごとに管理方法が異なるなど、管理・運用が労務担当者の裁量に委ねられている面もあります。スタンダードな方法としてこれまで多くの企業が採用してきたのは、エクセルや紙を用いた"アナログ"の勤怠管理でした。アナログの方法でも従来は出退勤や欠勤、遅刻や早退などの就業状況を把握できていましたが、労働環境やそれに伴う法規制は常に移り変わるため、今後同じやり方では対応が不十分になることが懸念されているのです。

エクセルと紙を使った勤怠管理の方法

エクセルと紙を使った勤怠管理の方法

以前まではエクセルと紙を活用したアナログな勤怠管理が主流でした。その管理方法にはどんな特徴があるのでしょうか。

アナログの勤怠管理は出勤簿とタイムカードの利用が一般的

エクセルの特徴は一般的かつとても汎用的なツールで、取り扱いが非常に簡単ことです。そのため、自社用にカスタマイズしたエクセルベースの勤怠表を運用している企業も多いでしょう。ただ、エクセルの場合は出勤簿やタイムカードなどアナログな方法で従業員の月々の勤怠状況のデータを収集する必要があります。

その1:出勤簿など紙に記載する方法

もっともシンプルなのが紙に必要項目を記載して管理する方法です。出勤簿など指定の用紙を作成し、出退勤や欠勤、遅刻、早退の状況や時間を従業員に記載してもらいます。そして、月末あるいは月初に全員の月次出勤簿の内容をエクセルに転記してもらい、そのデータを労務担当者が回収します。なお、厚生労働省のガイドラインでは、このような従業員の自己申告による労働時間の管理はあくまで例外的な位置づけであることを留意しましょう。

その2:タイムカードで打刻する方法

出勤簿に直接記載する方法と大枠は同じなのがタイムカードによる勤怠管理です。打刻機と専用のタイムカードがあれば、出退勤などの際に打刻さえすればその時間が記録されます。月一で集計する形は出勤簿での管理と同様で、最終的にはタイムカードのデータをエクセルで管理するやり方が一般的です。

勤怠管理用のエクセルデータの活用

エクセルはバックオフィス業務において非常に重宝されているツールのため、労務担当者の中にもエクセルを活用した勤怠管理に精通している方も多いでしょう。例えば、出勤時間から退勤時間までの労働時間から休憩時間を引く場合に数式や関数を利用すれば、最低限の勤怠管理入力データを作ることは十分に可能です。自社の運用に合わせてカスタマイズすれば、勤怠データの集計はよりスムーズになるでしょう。

または多くの企業が展開している勤怠管理に活用できる無料テンプレートを活用するのも1つの手段です。正社員用の出退勤時間を入力するスタンダードタイプからアルバイトや派遣スタッフ用の時間勤務タイプまで、雇用形態に合わせたさまざまなタイプの無料テンプレートがあります。特に勤怠管理の作業効率を上げたいとお考えの場合は、無料テンプレートを試してみてもいいでしょう。

エクセルによる勤怠管理の具体的な運用方法

多くの企業が活用しているエクセルと紙を使った勤怠管理。具体的にはどのような手順で運用が行われているのでしょうか。労務担当者が行うべき一般的な作業フローを整理しましょう。

STEP1:従業員の日々の出勤簿・タイムカードによる勤怠管理

勤怠管理でもっとも重要なのは、当事者である従業員が適正に管理を行うことです。出退勤の記載漏れ、打刻ミス、記入間違いがないように、月末月初の集計のタイミングだけでなく常日頃から呼びかけて意識づけさせます。勤怠データに間違いや不備がある場合は二度手間になってしまうので、勤怠管理の意識向上が重要になります。

STEP2:月次で集計した出勤簿・タイムカードを上長に提出

従業員は勤怠データと実態に相違がないかを確認したうえで、上長に出勤簿やタイムカードを提出します。また、従業員に直接エクセル記入を依頼している企業の場合は、この段階で出勤簿・タイムカードの内容をエクセルに反映してもらいます。そして、エクセルを紙に印刷したうえで上長確認という流れです。

STEP3:上長確認後に部署ごとに管理部門に提出

勤怠状況を反映した出勤簿・タイムカード、あるいはそのデータを印刷した紙を上長が確認した後は、管理部門へ提出します。上長確認の段階でミスや不備などがないように、各部門でしっかりとしたチェック体制を敷いてもらうことが理想です。そうすることで労務担当者への負担を軽減できます。

STEP4:労務担当者による法規制に基づく確認

労務担当者は、2019年4月から順次施行されている働き方改革関連法案に基づいて、法令遵守の観点から勤怠状況をチェックします。特に「時間外労働の上限規制」「年次有給休暇の取得義務化」は、違反による罰則も発生するので、残業時間が多かったり、有給取得状況が思わしくなかったりする従業員がいた場合はこの時点で注意勧告を行います。

STEP5:勤怠データ関連書類の3年間の保存

労働基準法109条では、「労働に関する重要な書類」の3年間保存が義務付けられています。エクセルの勤怠管理表を印刷した紙、出退勤時間や休暇状況が記載されている出勤簿・タイムカードはこの類に含まれます。それらは3年間の保存が必要です。

エクセルと紙を使った勤怠管理のメリット

さて多くの企業で採用されていたエクセルと紙を使った勤怠管理には、どんな使い勝手の良さがあるのでしょうか。続いて、そのメリットを見てみましょう。

メリット1:費用がかからないため導入のハードルが低い

エクセルや紙を利用した勤怠管理の最大のメリットは、費用がほぼかからないことです。エクセルがインストールされている端末があれば、すぐに導入できます。また、インターネット上には必要な情報や数式があらかじめ組み込まれた無料テンプレートがいくつも公開されているため、設定にあまり時間や労力もかけずに済みます。

メリット2:エクセルは一般的で扱いやすくカスタマイズも可能

エクセルは日々の業務において利用者も多く、扱いが比較的簡単です。そのため、誰でもやり方を覚えれば対応できる点は大きなメリットと言えるでしょう。また、自社用に無料テンプレートをカスタマイズしたり、就業規則の変更に合わせて修正したりするなど、個別に最適化することもできます。

結論:導入へのハードルが低い

コスト面や使い方の難易度を踏まえても、導入のハードルが低いことがエクセルと紙を使った勤怠管理が多くの企業で採用されている大きな要因だと言えます。

エクセルと紙を使った勤怠管理のデメリット

一方でエクセルと紙によるアナログでの勤怠管理の限界はどこにあるのでしょうか。

デメリット1:アナログでの管理となるため手間がかかる

出勤簿やタイムカードに勤怠状況を記載・打刻したうえで、その内容をエクセルにデータとして打ち込み、さらに印刷するのには手間がかかります。また、エクセルにデータを反映させる際にヒューマンエラーが起こる危険性も拭えません。

デメリット2:リアルタイムでの勤怠管理ができない

エクセルと紙での勤怠管理の場合、月末に出勤簿やタイムカードを集計するので、勤怠状況が正確に把握できるのは翌月の月初になってしまいがちです。そのタイミングで違法となる長時間労働が発覚した場合は、「時すでに遅し」。リアルタイムで状況を把握できないことの弊害は大きいでしょう。

デメリット3:月末の書類処理となりがちで年間での管理がしづらい

働き方改革関連法の中でも「時間外労働の上限規制」には特に注意が必要であり、労使の合意に基づく「特別条項付き36協定」を締結していたとしても、「月45時間を超えることができるのは年6ヶ月」のみです。つまり、単月の残業時間を管理できていたとしても、年間での状況が把握できていないことで違反に気づけない危険性をはらんでいます。

デメリット4:働き方の多様化に対応しづらい

近年はフレックスタイム、時短勤務など、従業員によって出退勤の時間がバラバラだったり、テレワークのように出社せずに遠隔で業務を行ったりするケースもあります。エクセルと紙での勤怠管理では、そうした働き方への対応は非常に煩雑になるでしょう。今後、さらに多様なワークスタイルが許容されつつある時代において、新しい要素が増えると対応がより難しくなることが想定されます。

デメリット5:3年間の保管が必要

3年間の保管が必要労働基準法では出勤簿やタイムカード、あるいはエクセルを印刷した紙などの勤怠データは、記録が完結してから3年間の保管義務があります。そのため、保管スペースの確保、書類の管理など煩雑な業務が増えます。また、保管義務に違反することで30万円以下の罰金が科せられるケースもあります。

結論:時代に合った勤怠管理がしづらい

バックオフィス業務においても効率化が求められる時代において、煩雑かつ応用をしづらいエクセルと紙での勤怠管理では限界があります。

アナログの勤怠管理による法令違反のリスク

上記でも触れたようにエクセルと紙によるアナログの勤怠管理では、法令違反の前兆に気付けない恐れがあります。リアルタイムで従業員の勤怠状況が把握できないため、月末に集計した際に初めて法令違反が発覚するという致命的なケースも起こり得るでしょう。また、総務人事が法令違反の危険性を認識していても、現場の管理職が正確な勤怠状況が把握できていないケースもあります。アナログの勤怠管理の場合、メンバーの勤怠状況の常時チェックは難しく、法令違反へのリスクが高まります。

気をつけるべき法令違反による罰則

2019年4月より順次施行されている働き方改革関連法では、違反企業に罰則が定められているものもあります。罰則の有無にかかわらず法令遵守することは当然ですが、違反内容によっては懲役や罰金などが科せられるものもあります。罰則対象がある「時間外労働の上限規制」や「年次有給休暇の取得義務」については特に意識して対策を講じるべきでしょう。

罰則1:「時間外労働の上限規制」違反で6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金

時間外労働の上限規制は月45時間、年360時間ですが、それを超える場合には労使の合意に基づく「特別条項付き36協定」を締結する必要があります。今回の法改正によって、特別条項に関しても「時間外労働が年720時間以内」「休日労働を含む時間外労働は月100時間未満」「2~6ヶ月の休日労働を含む時間外労働を平均80時間以内」「月45時間を超えることができるのは年6ヶ月」の制限が加わりました。違反すると懲役または罰金が科せられます。

罰則2:「年次有給休暇の取得義務」違反で30万円以下の罰金

10日以上の有給休暇が付与された(6ヶ月間の継続的な勤務かつ80%以上の出勤率の条件を満たした)従業員は年次で5日の有給消化が義務付けられています。当人の希望の時季に計画的に休暇を取ってもらうことが求められますが、違反した場合は罰金が科されます。

リスクに備えた勤怠管理の検討を

「労働時間の客観的な把握の義務付け」「勤務間インターバル制度の導入」「産業医・産業保健機能の強化」「同一労働同一賃金」などは是正が求められてはいるものの、法規制による罰則は規定されていません。しかし、従業員にとって働きやすい環境を整備するためには、社内体制の改善に長期的に取り組む必要があります。

健全な勤怠管理を行うには「法規制に則ること」が大前提なだけに、法対応が万全の勤怠管理システムを導入することが有効なリスクヘッジとなります。例えば、長時間労働の上限を超えそうだったり、年次有給休暇をまったく取得していなかったりする従業員がいる場合にアラートで通知してくれる機能がある勤怠管理システムであれば、リスクを可視化できるでしょう。勤怠管理業務の効率化を促進する意味でも、機能性に優れた勤怠管理システムの導入は早期に検討すべき事案だと言えます。

機能性に優れている勤怠管理システム

働き方改革関連法に準拠した勤怠管理を行うためには、従来までのエクセルと紙による取りまとめだけでは心許ないでしょう。近年では複雑化する法規制に対応した、機能性に優れた勤怠管理システムが数多く存在します。アナログの管理体制からデジタルにシフトするのであれば、以下の機能があると安心です。

機能1:アラート通知

年間を通してすべての従業員の時間外労働や年次有給休暇の取得状況をアナログ管理で把握するのには、非常に手間がかかります。そのため、アラート機能が備わっている勤怠管理システムであれば、管理職や労務担当者が違反のリスクをいち早く把握できます。

機能2:リアルタイムでのデータ反映

月末月初の集計時に従業員の残業超過が発覚したとしても、それは「後の祭り」。そのため、労務担当者であれば常日頃から従業員の勤怠状況をチェックすべきと言えます。デジタルの勤怠管理システムであれば、打刻した内容がリアルタイムでデータ反映されるので、月初や月中の段階で残業が多いメンバーに対して的確な指導を行えます。

機能3:多彩な打刻方法

出勤簿やタイムカードによる勤怠管理だと、記載・打刻漏れやミスが多く見受けられます。勤怠管理システムであれば、オフィスワークはもちろん直行直帰やテレワークなどワークスタイルに関係なく端末での打刻が可能です。日々の打刻を従業員に習慣化させれば、漏れやミスの発生も低減できます。

「TeamSpirit」の勤怠管理は法改正への対応も充実

「TeamSpirit」の勤怠管理には、前項で紹介した「アラート通知」「リアルタイムでのデータ反映」「多彩な打刻方法」といった機能が搭載されています。また、働き方改革関連法のように、労基法の改正があるたびにシステムのアップデートを行っています。今回の法改正では、これまでに(2019年10月現在)以下の機能アップデートを対応しました。今後もさらなる機能改善を進めています。

「時間外労働の上限規制」関連

TeamSpiritでは時間外労働時間の上限規制への対応として「残業時間の可視化」「超過予防のための対策」を行っています。これより従業員が自身の残業時間を意識できることに加え、管理者はメンバーの残業時間を事前に把握することで超過しないように管理できるようになりました。

その1:上限規制対象の残業時間の確認

TeamSpiritでは時間外労働の当月合計、複数月平均、年度合計が集計できます。月45時間と年360時間への対応はもちろん、36協定の特別条項を適用した場合の時間外労働(月100時間、2~6ヶ月における月の平均が80時間、年720時間、月45時間を超える月が6回)に関してもすでに対応済みです。

その2:超過を未然に防ぐアラート機能

上記の時間外労働が超過しそうな従業員や出退勤時刻の入力に漏れがある従業員には、レポートやアラートで知らせる機能も完備。通知によって違反を未然に回避します。

「年次有給休暇の取得義務」関連

TeamSpiritでは年次有給休暇の年5日取得義務対応に関しても機能強化を行っています。「年次有給休暇管理簿に使用できるレポート」や「有給休暇取得義務日数に達していない社員のレポート」によって有給消化の管理を見える化しています。

その1:年次有給休暇管理簿に使用できるレポート

有給休暇が従業員に付与された後に休暇をいつ、どのように(全休・半休)取得したのか、また現状で有給消化が確定済みなのかを一括で確認できます。さらに、年次有給休暇の計画的付与制度によって取得が予定されているかどうかの把握も可能です。

その2:有給休暇取得義務日数に達していない社員のレポート

有給休暇取得義務日数に到達していない従業員のみを、一覧で確認できます。また、年次有給休暇取得義務日数に対する取得状況と取得予定についても、残り期間を指定して一覧での表示が可能です。

「TeamSpirit」の勤怠管理は無料トライアルもご用意しています

エクセルや紙の管理から、勤怠管理システムへの切り替えをご検討中の場合は、ぜひお気軽にご相談ください。正式版と同一機能・操作が可能な30日間の無料トライアルもご用意しています。お問い合わせや無料トライアルのお申込みに関しては、随時お待ちしていますので、「勤怠管理のやり方を抜本的に変えて、企業の信頼性を高めていきたい」とお考えの際は、ぜひご連絡ください。

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