面倒な勤怠管理を効率化する方法

面倒な勤怠管理を効率化する方法

労務人事関連の業務において悩みの種の一つが「勤怠管理」。従業員の就業状況を適正に管理するための重要な業務ではあるものの、当の従業員たちの協力を得られないと管理者の負担も増大しがち。打刻ミス・忘れ、申請の不備、不正処理といった事態が発生すればするほど、管理者は煩雑な処理を強いられます。特にタイムカードやエクセルを活用した"アナログな管理方法"を採用している企業の場合、集計するだけでも一苦労ということも珍しくありません。

一方、近年ではビッグデータやIoT、AIなどの発展が著しく、そうしたテクノロジーを取り入れた勤怠管理の手法にも注目が集まっています。いわゆる「デジタルシフト」の波が、勤怠管理の分野においても実用化され始めているのです。従来の雑多な勤怠管理から"デジタルな管理方法"へと移行すべきタイミングが訪れているのかもしれません。面倒な勤怠管理を効率化するためにも、勤怠管理ツールの活用によるデジタルシフトを検討してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理業務の課題

勤怠管理業務の主な目的・役割は、従業員の出退勤や欠勤など就業状況を把握し、健全な労働環境を整備することです。しかし、そのマネジメントは非常に大変です。2019年4月1日から働き方改革法案が順次施行されたことにより法規制が明確化。さらにテレワークやフレックスタイム制など従来にはなかったワークスタイルが一般に定着しつつあります。そうした現状から勤怠管理業務の課題は増加の一途を辿っており、業種や規模を問わず様々な企業が解決策を模索している状況です。

課題1:煩雑な管理業務を効率化できていない

管理者にとって「勤怠管理業務の効率化」は、ワークスタイルが多様化している現代の重要課題です。しかし、タイムカードやエクセルなどを活用した旧体制の勤怠管理を継続している企業では、必要以上に管理の手間や費用がかかっているケースも珍しくありません。労務人事業務に対しては、いかに無駄を削減できるかを指標とする企業も多く見られます。そのため、煩雑な管理業務の効率化は、もはや死活問題とも言えます。

課題2:様変わりする働き方の変化に対応できていない

毎日会社に欠かさず出退勤する従業員の勤怠状況でさえ、適正な管理を徹底するのは簡単なことではありません。それが近年のテレワーク、フレックスタイム、時短勤務、在宅ワークなど時間や場所にとらわれない働き方であれば、その管理はより難儀になります。現在のバックオフィス業務にはダイバーシティマネジメントが求められますが、移り変わる働き方の変化に対応できていない企業も多数存在します。ワークスタイルとともに勤怠管理の仕方も変えていかなければなりません。

課題3:より厳密になった法規制に適応できていない

世間で話題になっている働き方改革関連法案の施行。多くの企業がその対応に頭を悩ませている理由としては、遵守しなければ労働基準法に抵触する恐れがあるからです。例えば、以前までは「特別条項付き36(サブロク)協定」 を結ぶことで、その企業の規定内での残業の延長が可能でした。しかし、法規制によって、特別条項付き36協定でも年間720時間以上の時間外労働が不可能になりました。より厳密になった法規制に適応できていない企業も少なくありません。

勤怠管理の効率化を実現するクラウド勤怠管理

上記で説明したように、「煩雑な勤怠管理業務の効率化」「ワークスタイルの変化への対応」「法規制に対する企業レベルでの適応」など、管理者が勤怠管理業務において直面している課題は多岐にわたります。改善すべき点が多く、「何から着手すればいいかわからない」とすでにお手上げ状態の担当者もいるはずです。しかし、現代ではビッグデータやIoT、AI分野のテクノロジーが大きく進歩しており、そうした最新技術を駆使したクラウド勤怠管理ツールに注目が集まっています。

テクノロジーの発展により勤怠管理のやり方も進歩

以前までは手紙やFAX、電話などを中心に行われていた企業間のやり取りですが、近年ではメールやグループチャット、タスク管理ツールによるコミュニケーションで完結している企業も多いでしょう。通信技術が発展したことにより、企業間コミュニケーションはより便利な方法に移行しました。そして、同じことが勤怠管理業務にも起こり始めているのです。テクノロジーの進歩によって煩雑な勤怠管理もすべてクラウド内で完結することができます。まずは時代の潮流を知ることが重要になります。

エクセルや紙を卒業して勤怠管理のデジタルシフトの実現へ

日々の出退勤をタイムカードで打刻し、エクセル管理の出勤表を印刷して月末に提出。その後、労務人事関連の管理者が書類の不備や勤務状況を法規制に沿って確認する――こうした勤怠管理のルーティーンが日本の企業でも長らく定着していました。すでに慣れ親しんでいるやり方を変えることは簡単ではありませんが、近年ではより便利なクラウド勤怠管理が開発されています。もはや乗り換えないという選択はもったいないと言えるでしょう。"勤怠管理のデジタルシフト"実現は急務です。

クラウド勤怠管理ツールに求める機能

クラウド勤怠管理ツールに求める機能

一口にクラウド勤怠管理と言っても様々なツールが存在しますが、"どのツールを選んでも同じ"ということはありません。エクセルや紙を使った管理の卒業は当然として、自社で抱えている課題にきちんとアプローチできるクラウド勤怠管理ツールを選定することが業務効率化の鍵を握ります。ではクラウド勤怠管理ツールを選定する際、特に求めるべき機能を紹介します。

機能1:多様化する働き方に対応した複数の打刻方法

これまで一般的だったタイムカードによる勤怠管理では、機械を通すことで打刻を管理していました。しかし、営業の直行直帰はもちろん、制作職のテレワークや時短勤務などの多様な働き方には対応が難しいです。ダイバーシティマネジメントを意識した打刻管理をするのであれば、WebブラウザやICカード、モバイル端末など複数の打刻方法があるツールを選定することをおすすめします。管理側だけでなく、従業員にとっても、時間や場所を問わずネットワークで打刻の申請ができれば、手間も省けるはずです。

機能2:打刻状況をリアルタイムに反映する集計機能

アナログ管理の最大の欠点は、データ集計に時間がかかる点です。そのため、月末に集計した際にミスやトラブルが発覚し、月初にその対処に追われている労務人事の管理者もいるのではないでしょうか。「従業員の就業状況を適宜確認したい」という要望を叶えるためにも、打刻状況が即時で反映されるツールがおすすめです。リアルタイムで状況確認できるクラウド勤怠管理ツールであれば、従業員の欠勤や不備、残業状況もいち早く気づけます。例えば、残業状況の把握など常に先手を打った勤怠管理が可能です。

機能3:充実したセキュリティ・サポート体制

アナログでの勤怠管理を煩わしく思いつつも、デジタルシフトに二の足を踏んでいる多くの企業は「システム管理者がいない」という課題を抱えているのではないでしょうか。万が一、クラウド勤怠管理ツールに不具合が発生した際に内部で解決する技術力がなく、復旧に多くの時間と労力を取られることを危惧している企業も多いでしょう。その場合は、セキュリティ・サポート体制が充実しているツールを選ぶことが先決です。社内だけで完結するのではなく、社外体制も充実しているツールだと担当者も安心できるでしょう。

クラウド勤怠管理ツールの選定ポイント

クラウド勤怠管理ツールの選定ポイント

必要な機能を確認できたら、次はクラウド勤怠管理ツールの選定です。ただし、自社で必要とする勤怠管理の要件や情報が整理できていれば、それはそこまで難しくありません。ツールに欲しい機能が整理できたら、実績や導入事例の確認に移りましょう。実際にどんな企業で活用されていて、ユーザーの声としてどんな意見が挙がっているかは事前に確認することをおすすめします。また、勤怠管理+αの機能がある場合は、それが選定の決め手となることもあります。

選定ポイント1:自社の課題解決につながるツールか

ツール選定でもっとも重要なのは自社とマッチするかどうかです。どんなに優れた機能があってもそれを活用しないのであれば宝の持ち腐れになりますし、自社の課題を解決できる機能が備わっていない場合はツール導入の意義が問われます。そのため、まずは自社の勤怠状況の把握や社内ルール・制度の整備し、要件を定義することから始めましょう。そうすれば現状の課題も浮き彫りになりますし、自社にマッチするツールを自ずと選定しやすくなるはずです。

選定ポイント2:信頼できる実績・導入事例があるか

自社の要件を満たしていて、条件に合うツールが見つかった場合は、次に確認すべきは実績や導入事例です。例えば、自社と同じ業界の企業がすでに導入しているかをチェックしましょう。もし自社がベンチマークしている企業が検討中のツールを活用していた場合、良い判断材料になるはずです。世間で名の知れた多くの企業が導入している実績のあるツールであれば、より信頼感は高まるでしょう。また、導入した企業担当者の声や、導入に伴う成果などはツールを選定するうえでの大きな決め手となります。

選定ポイント3:勤怠管理+αの効率化を実現できるか

クラウド勤怠管理ツールの中には勤怠管理はもちろんのこと、他の業務の負担も軽減できるならそれ以上に嬉しい話はないでしょう。例えば、業務効率の題材に挙がりやすい「工数管理」「経費精算」「社内稟議」などにも対応した万能型のタイプであれば、バックオフィス業務全体の質向上にもつながります。業務効率化の課題に「勤怠管理」だけを切り取って考えるのではなく、工数管理、経費精算、社内稟議なども含めた「+α」の要素も含めて判断することをおすすめします。

選定ポイント4:トライアルを試してみて自社とマッチするか

もし選定の際に決め手に欠けるという場合は、まずトライアルをしてみるのも一つの手段です。「論より証拠」と言われるように、実践で試してみることで気づく課題や要望もあるでしょう。クラウド勤怠管理ツールの中にはトライアルにも対応しているものもあるので、まずはお問い合わせをして確認してみることをおすすめします。トライアルを実施して機能を試してみることで、それまで想定していなかった自社の勤怠管理の要件に気づいたり、イメージと違ったりするなどいろいろと発見があるはずです。

「TeamSpirit勤怠管理」で勤怠管理+αの効率化を

TeamSpirit勤怠管理」は、勤怠管理はもちろん、工数管理や経費精算、社内稟議など従業員の方々が毎日使う機能を一つにまとめた業務をサポートするクラウドサービスです。日々のワークフローがこれ一つで完結するので、業務の効率化と透明化の両立を実現できます。これまで導入していただいた企業の事例も多数紹介していますので、自社と特徴が似ていたり、同業種の事例をぜひ参考にしてみてください。

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企業規模を問わず多くの企業でご活用いただいています

「TeamSpirit勤怠管理」は、マニュアルやコミュニティによるサポートプログラムはもちろん、実績と経験豊かなコンサルタントがお客様を担当する支援サービスまで万全のサポート体制を用意しています。そのため、内部統制の強化に手をつけ始めた中小企業から、従業員数が1000名を超え複雑で大規模な勤怠管理が求められる大手企業まで、幅広い導入ニーズに対応することが可能です。
また「TeamSpirit勤怠管理」では、「まずは試してみたい」というご要望にお応えして、デモンストレーションや無料トライアルも用意しています。「業務効率化を図りたいけど、何から始めていいかわからない」という場合もお気軽にご相談ください。些細なことでも構いませんので、気になる機能がありましたら、ぜひご連絡ください。

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