IT導入補助金を活用してテレワーク・業務効率化を成功させるポイント

IT導入補助金を活用してテレワーク・業務効率化を成功させるポイント

新型コロナウイルス感染症の大規模な流行もあり、多くの企業でテレワークの導入が進みました。しかし、本来のテレワークは感染拡大防止の観点ではなく、業務効率化や時間や場所にとらわれない働き方の導入を主目的としていました。「コロナ対策の一環として」という名目でテレワークをスタートさせたものの、業務効率化に向けて明確な取り組みや改善を行えている企業ばかりでもないというのが現実です。

また、コロナ禍の現在では、社内のテレワーク浸透や業務効率化を進めたいものの、IT導入費用などの投資は最小限にしたいと考える企業も少なくないでしょう。しかし、そうした企業でも、IT導入補助金を活用することで問題がクリアできるかもしれません。ITツール(ソフトウエア、アプリ、サービスなど)の導入の経費の一部を国が補助する制度についてご存知でしょうか。

業務効率化のために導入した「テレワーク」における悩み

公益財団法⼈⽇本⽣産性本部が2020年7月に実施した「第2回 働く⼈の意識に関する調査」によると、緊急事態宣言の発令後である5月のテレワーク実施率は31.5%であったのに対し、7月では20.2%に減少しています。これはひとえに、「コロナ対策の一環として」のテレワークを切り上げた企業が多いことが考えられます。感染のピークが過ぎたと判断して従来の出勤スタイルに戻したり、強制的なテレワークを解除したりするなど企業の方針はさまざまです。

しかし、テレワークの実施率が下がった一方で、「自宅での勤務で効率が上がったか」という問いに対し、「効率が上がった」もしくは「やや上がった」と回答している割合は5月で33.8%、7月では50.0%と増加していることが分かります。これはテレワークという働き方がコロナ禍で浸透し、一般的にも根づき始めていることの裏付けとも言えるでしょう。

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また、テレワークそのものの満足度についても、5月の時点では「満足している」または「どちらかといえば満足している」と回答した割合が57.0%であったのに対し、7月では70.3%まで上昇しています。これは、テレワークでも効率化を図れる人の割合が増えていると前向きに捉えることができるでしょう。実際のところはテレワークに適した業務もあれば、そうでない業務があることも確かです。しかし、だからこそテレワーク実施にあたって、自社の業務内容を考慮したうえで働き方をカスタムすることが重要だと考えられます。

テレワークにおいてよく聞かれる業務課題

テレワークにおける業務については、常にトライアル&エラーを繰り返して生産性向上や業務効率アップのための案を出していく必要があるでしょう。ただ同時にテレワークにおける懸念点も見つかり始めています。業務課題を可視化し、それを改善することができれば、目指すべき働き方に近づけるはずです。では実際にテレワークで働く現場ではどんな声があるのでしょうか。多く聞かれる業務課題をいくつか紹介します。

【テレワークを実施したうえで感じた業務課題】

  • 紙を使用する業務があり、部署によってはテレワークに移行できない
  • テレワーク中の労務管理のやり方が分からない、明確にルール化されていない
  • テレワーク中にはんこを押す・もらうために出社する必要がある
  • テレワーク中に部下やチームメンバーが何をしているのか、業務の進捗が分からない

従来は同じオフィス内で物理的に近い距離にいたため、部署内のメンバーの動きも把握しやすい環境にありました。しかし、テレワークでは仕事におけるメンバー間のやり取りも遠隔になるため、「今何の業務を行っているのか分からない」「労務管理がしにくい」といった課題が挙がるようになりました。また、ペーパーレス化が実現できていない企業の中には、決裁や稟議の書類にはんこを押してもらうためだけに出社を余儀なくされるケースも少なくありません。

こうしたテレワークにおける業務課題をクリアするために、多くの企業ではITツールやシステムを導入し業務最適化を目指しています。しかし、コロナ禍で先行きが不透明な現在は、ITツールの導入をしたいものの躊躇してしまうケースも少なくないでしょう。そこで、ぜひ活用したいのが「IT導入補助金」の制度です。

中小企業のツール導入をサポートする「IT導入補助金」とは

「IT導入補助金」とは、中小企業や小規模事業者などがITツールやITシステムを導入する際の一部経費を補助する制度です。それぞれの企業の経営課題を分析し、適したITツールを選定することによって業務効率化の実現や生産性向上をサポートします。

中小企業および小規模事業者は、IT導入支援事業者とよばれるベンダーやサービス事業者と協力し、IT導入補助金事務局へ交付申請を行い、IT導入補助金事務局は交付申請の内容を精査したうえで、補助金の交付決定および交付を行います。

IT導入補助金は、「補助申請額」や「補助率」、「ツール要件」、「賃上げ目標」などにより分類がされ、今年は「通常枠」であるA類型、B類型に加えて、新型コロナウイルスの感染拡大対策として創設された「特別枠」であるC類型があります。

類型

補助金申請額

補助率

ツール要件

賃上げ目標

A類型

30万〜150万未満

1/2

加点

B類型

150万〜450万以内

必須

C類型-1

30万円~150万円未満

2/3

「甲:サプライチェーンの毀損への対応」のみ導入

加点

150万円~450万円以内

必須

C類型-2

30万円~300万円未満

3/4

「乙:非対面型ビジネスモデルへの転換」

「丙:テレワーク環境の整備」どちらか1つ以上を導入

加点

300万円~450万円以内

必須

補助対象企業の条件とは

IT導入補助金の補助対象となる事業者には、いくつか満たす必要のある条件があります。ここでは、特に注意すべきポイントである「資本金と従業員数」と補助事業を実施することによる「労働生産性の伸び率」について解説します。

資本金額と従業員数

IT導入補助金の対象となる中小企業や小規模事業者の定義は、業種によって異なります。たとえば製造業や建設業、運輸業の場合は資本金が3億円以下、または常勤従業員が300人以下の企業が対象となります。

資本金

従業員数(常勤)

製造業、建設業、運輸業

3億円

300人

卸売業

1億円

100人

サービス業(ソフトウエア業、情報処理サービス業、旅館業を除く)

5,000万円

100人

小売業

5,000万円

50人

ゴム製品製造業(自動車又は航空機用タイヤ及びチューブ製造業

並びに工業用ベルト製造業を除く)

3億円

900人

ソフトウエア業又は情報処理サービス業

3億円

300人

旅館業

5,000万円

200人

その他の業種(上記以外)

3億円

300人

医療法人、社会福祉法人、学校法人

-

300人

商工会・都道府県商工会連合会及び商工会議所

-

100人

中小企業支援法第2条第1項第4号に規定される中小企業団体

-

主たる業種に記載の従業員規模

特別の法律によって設立された組合またはその連合会

-

主たる業種に記載の従業員規模

財団法人(一般・公益)、社団法人(一般・公益)

-

主たる業種に記載の従業員規模

特定非営利活動法人

-

主たる業種に記載の従業員規模

労働生産性の伸び率

IT導入補助金を受給するには、資本金や従業員数に加えて労働生産性の伸び率についての数値目標も求められます。具体的には「補助事業を実施することによる労働生産性の伸び率の向上について、1年後の伸び率が3%以上、3年後の伸び率が9%以上及びこれらと同等以上の、数値目標を作成すること」と定められています。つまりITツールを導入することでどれだけ成果が高まるのかを指標として提示する必要があるのです。

労働生産性とは以下の式に当てはめて算出したものを指します。適切な目標設定を行うためにも、自社における労働生産性の計画数値を把握しておきましょう。

【労働生産性の計画数値の算出の仕方】

粗利益(売上-原価)/(従業員数×1人当たり勤務時間(年平均))

業務効率化の実現・テレワークの導入や推進ならTeamSpirit

業務効率化の実現やテレワークにおける業務課題を解決には、「TeamSpirit」の導入がおすすめです。TeamSpiritが提供する機能を紹介しつつ、具体的にどんな課題解決に役立つのかくわしく解説します。

その1:各種申請・承認・集計・分析を 1 プラットフォームに

TeamSpiritは、勤怠管理や工数管理などに関する申請や承認、集計、分析までを1つのプラットフォーム上で完結できます。集計したデータを人事給与ソフトや会計ソフトと連携できることはもちろん、データをリアルタイムに表やグラフ化して現状の働き方を可視化を実現できます。

その2:クラウドサービスを活用して手間なく正確な労務管理を実現

TeamSpiritは「36協定」や「働き方改革関連法」に則った労働時間や年次有給休暇の管理を手間なく正確に行えます。労働時間が一定の条件を超過した社員や年次有給休暇が未消化の社員に対しての自動アラート通知や、指定した条件での休暇の自動付与などの様々な自動化機能を搭載していることで、労務管理を効率化をサポートします。

その3:工数管理により、現状を把握

業務効率化や生産性向上の実現に向けて、まずは現状把握から始めなくてはなりません。TeamSpiritであれば、社員別・部署別・プロジェクト別などのさまざまな切り口で、どの業務やプロジェクトにどのくらいの工数が投下されているのか現状を可視化できます。

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その4:テレワーク対応型の勤怠管理システムを活用

TeamSpiritはPCやスマホで毎日の勤怠打刻ができるため、場所や時間を選ばずテレワークに最適です。また、社員毎・部署毎に勤務体系が異なる場合も設定一つで簡単に対応できます。さらに、1日のうちに複数回の出退勤打刻もできるため、働く人それぞれの事情に合わせた正確な労働時間の集計も可能になります。

その5:電子稟議を活用して、オンラインで申請・承認を完結

TeamSpiritならいつでもどこでもオンラインで申請・承認ができることはもちろん、稟議のフォーマットを柔軟にカスタマイズすることや、承認の状況の可視化や申請・承認の証跡をきちんと残せます。さらに、経費精算機能も一体化しているため、経費と稟議の紐付けも簡単です。

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その6:システムを活用したテレワーク型のマネジメント

TeamSpiritは、働いた時間あたりの作業内容を把握するための「工数管理」機能や、業務の進捗を報告するための「日報」機能、遠隔でもスムーズなコミュニケーションを図るための「社内SNS」機能を搭載しているため、工数実績や日報の内容をもとにコーチングやマネジメントを行うことが可能です。「テレワークで生産性が低下する」という懸念に対しては、システムの活用で払しょくしましょう。

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TeamSpiritはIT導入補助金の支援実績豊富

TeamSpiritはIT導入補助金を活用した業務効率化やテレワークの導入・推進の支援実績が豊富であるため、申請の方法がよく分からない方はもちろん、IT導入補助金の採択に必要な労働生産性を伸ばすためのヒントを得たい方に対しても、さまざまなアドバイスやサポートを提供しております。

TeamSpiritでは無料トライアルや導入にあたっての相談も受け付けているため、ぜひ一度お問い合わせください。

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