ハイブリッドワークとは?実施するメリットや課題、成功させるポイントを解説

ハイブリッドワークとは?実施するメリットや課題、成功させるポイントを解説

コロナ禍をきっかけに、近年は多くの企業でテレワークの導入が加速しています。導入後、テレワークの難点も明らかになると同時に、従業員が会社で顔を合わせて業務を行うオフィスワークのメリットが改めて注目されています。この記事では、テレワークとオフィスワークを組み合わせた働き方である「ハイブリッドワーク」について、メリットやデメリット、成功させるポイントなどを解説します。

●目次

1.ハイブリッドワークとは

  ・ハイブリッドワークのパターン

2.ハイブリッドワークが注目される背景

  ・テレワークのメリット・デメリット

  ・オフィスワークのメリット・デメリット

3.ハイブリッドワークのメリット

  ・多様な働き方の実現

  ・生産性の向上

  ・優秀な人材の確保

  ・従業員満足度の向上

  ・より働きやすいオフィス環境の構築

4.ハイブリッドワークで生じやすい課題

  ・社員の勤務状況が分からない

  ・コミュニケーションが難しい

  ・勤怠管理が難しい

  ・人事評価が難しい

  ・交通費の計算が難しい

5.ハイブリッドワークを成功させるポイント

  ・社内システムの整備

  ・オフィス環境の見直し

  ・コミュニケーション方法やマネジメント方法の見直し

  ・社内やチームでのルールづくり

  ・セキュリティ教育の徹底

6.ハイブリッドワークを効率的に運用するには

1.ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークは、従来のオフィスワークに加えて、自宅やコワーキングスペース、またはサテライトオフィスなどの社外オフィスでの勤務を行う働き方のことを指します。

・ハイブリッドワークのパターン

ハイブリッドワークを取り入れる働き方は、いくつかのパターンに分けられます。


①希望者はテレワーク、他の従業員はオフィス勤務を行う

従業員の希望に合わせて、テレワークまたはオフィスワークを行う方法です。個々が効率的だと思う働き方を選べる点がメリットです。テレワークを選んだ従業員はテレワークを基本としながら、必要に応じて出社し情報の共有や打ち合わせなどを行います。


②従業員の状況に合わせてテレワークを導入する

育児や介護などの事情で自宅勤務をメインにしたい、または毎日のオフィスワークは難しく自宅勤務を取り入れたい従業員が、テレワークとオフィスワークを組み合わせて働くパターンです。


③社内全体でテレワークを組み合わせる

1週間のうち3日をテレワーク、2日をオフィスワークとするなど、基本的に社内または部署内全員がハイブリッドワークで働く方法です。

2.ハイブリッドワークが注目される背景

日本国内では従来テレワークを積極的に取り入れている企業は多くはありませんでした。新型コロナウイルスの流行に伴い、感染拡大防止のために2020年頃からテレワークが急速に広まり、現在ではそのまま企業に浸透しています。当初はコロナ対策の一時的な対応としていたテレワークが新しい働き方となることで、オフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークも受け入れられるようになりました。
働く場所を選べるテレワーク、対面で仕事をするオフィスワークには、それぞれメリット・デメリットがあります。新しい働き方であるハイブリッドワークは、両面のメリットを享受しデメリットを解決できる利点を持っています。

・テレワークのメリット・デメリット

従業員目線 会社目線
メリット

・通勤の負担がない

・空いた時間を自己投資に使える

・育児や介護との両立がしやすい

・オフィスの維持費や交通費の削減

・従業員満足度向上

・人材の確保、離反防止
デメリット

・仕事のオン/オフの線引きが難しい

・コミュニケーションが難しい

・運動不足になりがち

・労働時間の申告が適切か難しい

・メンタルヘルス不調の兆候を見逃しやすい

・オフィスワークのメリット・デメリット

従業員目線 会社目線
メリット

・仕事のオン/オフの線引きがしやすい

・従業員同士でコミュニケーションを取りやすい

・突発的な業務にも対応しやすい

・従業員の労働時間を把握しやすい

・体調・メンタルヘルスの不調に気付きやすい

・セキュリティ管理が容易
デメリット

・通勤の負担がある

・出勤が前提のため育児や介護との両立が難しい

・オフィスの維持費や交通費がかさむ

・オフィスワーク限定だと、テレワーク可の企業に人材が流失しやすい

・オフィスワーク限定だと、感染症拡大や自然災害発生時に事業継続できなくなる可能性がある

3.ハイブリッドワークのメリット

テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークには、主に5つのメリットがあります。

・多様な働き方の実現

ハイブリッドワークは、従業員自身で決めた多様な働き方が可能です。また従業員にとって働きやすい環境を選べることも大きなメリットです。例えば育児や介護と仕事の両立、兼業や副業も可能な働き方の実施、長時間の通勤を気にせず住みたい場所での勤務、などが挙げられます。

・生産性の向上

オフィスにいなくても作業ができる業務の場合はテレワークで働くことで、通勤時間を削減することができます。通勤ストレスが減ることで業務のパフォーマンス向上にもつながります。

・優秀な人材の確保

テレワークとオフィスワークを使い分けることができるハイブリッドワークは柔軟な環境で働きたいという求職者からも評価されやすい働き方です。柔軟な働き方の採用は、優秀人材を獲得するうえでも効果的で、将来的な業績のアップや企業の成長にも結び付きます。

・従業員満足度の向上

従業員それぞれが働く場所を選ぶことにより、ワークライフバランスの向上が期待できます。その結果、会社への貢献度アップや離職率減少にも影響すると考えられます。

・より働きやすいオフィス環境の構築

ハイブリッドワークの導入でオフィスワークを行う従業員が減るため、出勤の抑制ができオフィスに空きスペースができます。空いたスペースを利用して打ち合わせスペースや休憩所の拡張・設置を行うなど、従業員にとって快適なオフィス環境を整えることが可能です。

4.ハイブリッドワークで生じやすい課題

ハイブリッドワークは日本ではここ最近広まった働き方であり、多くの企業も手探りで実施している状況です。そのため導入した当初はつまずく場合があります。特に生じやすい課題について解説します。

・社員の勤務状況が分からない

ハイブリッドワーク導入企業からは「部下の出社状況がわからない」「同僚が自席にいないようだが、一時離席なのか休憩なのかわからない」といった悩みの声が上がっています。従業員がそれぞれ別の場所で働いていることで、業務の追加や緊急の会議などにスムーズに対応できない場合もあるためです。

・コミュニケーションが難しい

同じチームでも共通のオフィスで働いていない場合、重要な情報の共有のほか、ちょっとした確認や質問をしにくいと考える人もいます。ハイブリッドワークによって出社人数が抑制されることで、あまり会話したことがない従業員とは打ち解けにくい、テレワーク導入後はコミュニケーションが十分取れておらず、たまに出社した時は仕事がやりにくいなどの悩みも生じやすくなります。

・勤怠管理が難しい

テレワークの場合、残業している様子が見えないこともあり、管理者側が就業状況を適正に把握しきれず長時間労働になってしまうことや、一時的に業務から離れる「中抜け」が発生しやすいこともあり、オフィス勤務に比べて正確な勤怠管理をすることが難しくなるケースがあります。

【関連記事】 テレワークの長時間労働が急増中?在宅での働き過ぎの予防策

・人事評価が難しい

管理職にとっては、働く姿が目に見えず、顔を合わせて話し合う機会が少ないテレワーク中の部下は評価が困難です。公平な評価が難しくなり、従業員から不満が出る可能性もあります。

・交通費の計算が難しい

テレワークの拡大により、通勤定期代支給を実費支給に切り替えた企業が増えました。そのため正確な交通費支給のためには、いつ出社したのか、またいつテレワークをしたのかを担当者が正確に知る仕組みを作る必要があります。

出社日を把握する仕組みの例

・テレワーク中心の従業員は出社した日を月末に上長に報告

・全従業員にテレワークした日、出社した日を共有シートに入力してもらう

・在席管理システム、アプリを活用する

ハイブリッドワークを成功させるポイント 

これまで紹介した課題の解決のためにも、ハイブリッドワーク導入の際には働く環境を整える必要があります。ハイブリッドワークを成功させるポイントを以下でそれぞれ紹介します。

・社内システムの整備

現在は、ハイブリッドワークを実施する企業をサポートするさまざまなサービスやシステムが存在します。場所を問わず利用ができる勤怠管理システムや経費精算システム、稟議システムは、従業員の勤務状況の把握や、スムーズな経理業務、スピーディな意思決定を行うためには必須と言えます。

また自宅やコワーキングスペース、宿泊施設などのあらゆる場所から参加できるWeb会議ツール、離れた場所でも円滑なコミュニケーションができるビジネスチャットツールなどのシステムを導入すると、より効率的な業務が可能です。

・オフィス環境の見直し

ハイブリッドワークの導入に伴い、管理職や一部部署などの固定席を除き、フリーアドレスで座席をレイアウトすることも有効です。全てを固定席にすると特定の部門・部署の出社率に伴い、従業員同士の距離を保つことが難しくなります。フリーアドレスにすることで、さまざまな部署の従業員同士がコミュニケーションを取りやすくなるのもメリットの一つです。

また出社した従業員が使用する打ち合わせスペースを用意するのもおすすめです。ホワイトボードやマグネットを準備し、社内でのコミュニケーションを活性化させるための工夫を取り入れましょう。オフィスワークではコラボレーション、テレワークは集中して作業、など場所に応じた働き方でメリハリをつけることで、生産性を向上させる効果が期待できます。

ハイブリッドワークは現在多くの企業でも広まっており、取引先企業と商談や打ち合わせをする際もオンラインミーティングを提案されるケースが多くなっています。出社した従業員も円滑にオンラインでミーティングができるよう、オンラインミーティング用に遮音の打ち合わせスペースや個室の用意を検討することをおすすめします。

・コミュニケーション方法やマネジメント方法の見直し

オフィスワークの時よりも意識的にコミュニケーションを図るために、気軽に利用できるビジネスチャットツールを導入します。

マネジメント面では、テレワーク中の従業員が自律的に業務を進められるよう、必要な情報の提供やツールの導入を行います。きめ細かい指示や進捗管理を常に行うのではなく、部下が自ら動くようサポートするマネジメント方法に転換するのがポイントです。

このほか、テレワークで直接会う機会が少ないマネジャーとメンバー間では、Web会議ツールを活用した1on1ミーティングを定期的に実施し、指導や評価に役立てるとよいでしょう。

・社内やチームでのルールづくり

出社日数や作業範囲、業務連絡の手段・手順など、部署・チームごとにルールを設定します。ルールは最初から固めすぎず、ハイブリッドワークで業務を進めていく中で柔軟に見直しを重ねてブラッシュアップを図ります。

・セキュリティ教育の徹底

テレワークの場合、オフィスよりもインターネット経由でのサイバー攻撃、テレワーク端末や記録媒体の紛失・盗難、通信内容の窃取等が起きやすくなるため、従業員のセキュリティ教育を徹底する必要があります。自社のセキュリティに関するルールを改めて明確にし、周知徹底を行います。テレワークを行う従業員に対しては以下の教育と注意喚起を実施しましょう。

セキュリティ教育の例

・パスワードは適切に管理する
...名前や誕生日などの個人情報をパスワードに含めない、数字とアルファベットを混在させる、パスワードを複数のアプリで使い回さないなど、第三者から割り出されないようにする。

・勝手にアプリケーションをインストールしない
...業務に必要だと思われる場合は、システム管理者にメールやチャット等でまず確認する。

・不審な電子メールのファイル・リンクをクリックしない
...電子メールの添付ファイルの開封やリンクのクリックに一層の注意を払う。

6. ハイブリッドワークを効率的に運用するには

効率的に業務にあたれるハイブリッドワークは、新しい働き方としてスタンダードになりつつあります。生産性の向上や優秀な人材の確保など企業にとっても複数のメリットがありますが、従来のオフィスワークから移行する際の課題も残っています。誰もが働きやすい企業を目指すには、よりよい職場環境を整備することが重要です。

クラウド勤怠・工数管理システム「TeamSpirit」はハイブリッドワークを強力にサポートする機能を複数搭載しています。

・勤務場所を指定して打刻できるWebタイムレコーダー

打刻時に「オフィス」、「テレワーク」、「オフィス/テレワーク」など働く場所を選択した上で打刻をすることができます。 さらに、打刻時間と勤務場所を一覧化して表示することができるため、従業員の勤務状況を瞬時に把握することが可能です。

・出勤情報と経費明細を一覧で見える化

テレワークの拡大により、通勤定期代支給を実費支給に切り替えるお客様が増えたため、出勤情報と経費明細を合わせて一覧で可視化できるようにしています。これにより、交通費の支給などの確認をスムーズに行うことができます。

・生産性を見える化し、生産性向上をサポート

TeamSpiritは工数管理機能も搭載しているため、不透明になりがちなハイブリッドワーク下の業務内容の見える化をすることができます。

TeamSpiritを活用してハイブリッドワークを効率的に運用する方法を知りたい方は、お気軽にお問合せください。

執筆:バックオフィスナビ編集部・@人事共同執筆

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