ランキングサイトから勤怠管理システムを選ぶ際のチェックポイント

ランキングサイトから勤怠管理システムを選ぶ際のチェックポイント

勤怠管理システムの導入を検討することになった場合、多くの方々はまずインターネットによる検索を行うのではなないでしょうか。例えば、「勤怠管理システム 比較」「勤怠管理システム トレンド」などのワードで検索すれば、複数のランキングサイトが上位表示されるはずです。ネット社会において、"まず自分で調べてみること"は様々な購買行動の基本とも言えますが、そもそもランキングサイトで人気を集めている勤怠管理システムこそが自社に合ったツールなのでしょうか。

勤怠管理は、従業員の勤怠状況を適正にマネジメントするうえで不可欠なバックオフィス業務です。近年では定番となったクラウド型勤怠管理システムの導入を検討する場合も、慎重な吟味が必要になります。ランキングサイトはさまざまな指標でツールの順位付けを行っているので、まずはそれらの基準を正しく理解することが大切です。そして、口コミや評判を参考に自社に合った、"間違いのないツールの選定"をすることが求められるでしょう。

ランキングサイトをうまく活用しよう

現在、勤怠管理システムの導入を検討している方々の多くは、「どのツールが自社に合っているのか」とその選定に頭を悩ましているのではないでしょうか。それもそのはず。実は勤怠管理システムは国内だけで70以上存在しており、その一つひとつを自社の状況と照らし合わせて比較・検討することは、実に骨の折れる作業です。自社に合うツールを見つけるためにも、まずはどんな勤怠管理システムが市場に出回っているかを把握することに努めましょう。その際に役立つのが「ランキングサイト」なのです。

ランキングサイトとは?

世の中にある同系統のサービスや製品に対して、使い勝手やコストパフォーマンス、知名度、ユーザー数などさまざまな指標を鑑みたうえで順位付けし、その結果を「●●のランキング」として発表しているサイトです。用途としては、ユーザーが複数の製品・サービスを比較・検討する際に利用することが多いと言われています。類似するサービスや製品が多く存在する中で、特徴を正確に把握するうえで役立つメディアです。

ランキングサイトの特徴

ランキングサイトは、1つのサービスや製品の購入を検討する際に非常に参考になるメディアだと言えます。しかし、あくまでもランキングサイトの順位は運営会社が定めた指標であることを忘れてはならず、上位だからと言って他社のサービスや製品より優れているとは限りません。順位を鵜呑みにするのではなく、ランキングがどのように構成されているのかを知り、各社の勤怠管理システムの特徴を正確に把握することが最終目標と言えるでしょう。

特徴1:サイト内の問い合わせ数で順位が確定する

ランキングサイトは、勤怠管理システムを開発する会社にとっても自社のサービスをPRできる利点があります。多くのランキングサイトでは、ユーザーが気になった勤怠管理システムの資料請求やお問い合わせができる仕組みになっており、その数で順位が決まる仕組みです。上位にランキングしている勤怠管理システムは、それだけ多くの関心を集めているとも言えます。しかし、順位によって勤怠管理システムの優劣が決まるわけではない点には注意しましょう。

特徴2:シェア上位のシステムが掲載されている

勤怠管理システムのシェア上位の情報が掲載されており、見比べることで容易に比較検討ができます。各社のツールの性能や特徴を大まかに知るうえではかなり有益だと言えるでしょう。しかし、勤怠管理システムは高付加価値化が進行しているため、ランキングサイトにすべての情報が掲載されているとは限りません。興味を持った勤怠システムがあった場合は、サービスサイトに変遷してさらに入念に内容をチェックすることが求められます。

結論:ランキングサイトは多くの情報を得られるが、最適なツールの判断は自身で行うべき

ランキングサイトを確認することで、勤怠管理システムの大枠の理解やシェア上位の機能を知ることはできます。しかし、それらはランキングサイトを運営する会社の評価であり、すべてを鵜呑みにすべきではないことも理解しましょう。ランキング上位の評判が良い勤怠管理システムはポジティブな面が多いものの、自社に合うかどうかは不確かです。そのため、ランキングサイトはあくまでも情報収集のために活用し、そこで得られた内容をもとに最適なツールの基準を整理し、自身で選定を行うことが重要です。

自社の勤怠管理の理想や運用をイメージしよう

ランキングサイトで各社の勤怠管理システムの特徴を大まかに理解できたら、その後は自社に必要な機能要件を整理しましょう。ランキングサイトを見て惹かれた勤怠管理システムがあったとしても、それが自社の要件に合わなければ業務効率化を果たせないばかりか、無駄にコストがかかってしまう事態も考えられます。また、後から「この機能も必要だったな」と後悔することがないように、まずは自社の勤怠管理における利用や運用をイメージしましょう。以下の項目については事前にチェックすることをおすすめします。

チェックポイント1:予算

どんなに魅力的な勤怠管理システムだったとしても、予算が合わなければ導入は難しいでしょう。そのため、自社でどのくらいの予算がかけられるかを正確に把握する必要があります。また、導入したい勤怠管理システムが予算をオーバーしている場合は、社内稟議の際の丁寧な説明が承認の鍵を握るはずです。希望する勤怠管理システムの重要性がきちんと経営層に理解されれば、予算の増額が検討されることもあるかもしれません。そのため、まずは費用感を明確にしましょう。

チェックポイント2:人数

勤怠管理システムにはユーザー数の制限がないものもあれば、利用人数によって月額料金が変わるものもあります。そのため、導入した際に勤怠管理システムの利用人数を必ず把握しておきましょう。例えば、100名以上になると月額料金が倍増するものもありますし、人数が増えても費用が変わらないものもあります。そのため、人数は予算を組むうえで重要なファクターとなります。

チェックポイント3:雇用形態

2019年2月に総務省統計局が発表した「労働力調査」によると、2018年の雇用者5596万人のうち正規雇用は3476万人で、非正規雇用は2120万人でした。近年は派遣社員や契約社員、パート・アルバイトなどの非正規雇用が増加しているだけに、そうした雇用形態にも対応した勤怠管理システムの導入が望まれます。パートタイムや時給換算などの非正規社員の勤怠管理も一元で行えるツールであれば、労務担当者の集計や給与計算の手間も省けるでしょう。

チェックポイント4:多様な働き方への対応

多様な働き方への対応平日の定刻までに出社し、定時まで働くというスタイルではない業種は、世の中にたくさん存在します。例えば、勤怠管理システムがシフト勤務にも対応していれば、業種を問わずに正確なマネジメントが行えます。また、遠隔での勤務を実現するテレワークなどの働き方においても対応している勤怠管理システムであれば、ワークスタイルが多様化している今の時代に合った管理体制を築くことができるはずです。

チェックポイント5:打刻の種類

以前までの勤怠管理と言えば、タイムカードによる打刻をイメージされる方も多いでしょう。もちろん、タイムカードはもっともオーソドックスな勤怠管理の手法ですが、近年ではよりITツールを活かした勤怠管理システムも登場しています。例えば、WEBタイムレコーダーやICカード、スマートフォン、チャットシステムなどネットワークやデジタル端末での打刻ができるものもあります。打刻の種類が豊富な勤怠管理システムであれば、働き方の幅がさらに広がるかもしれません。

チェックポイント6:モバイル対応

訪問先からの直行直帰の場合、勤怠管理システムに打刻ができず後日に出退勤時間を手入力するというケースもあるでしょう。勤怠管理システムが社内でのネットワークや端末のみの対応の場合、社外では正確な打刻時間の管理ができない場合もあります。しかし、モバイル対応の勤怠管理システムであれば、訪問先から出勤や退勤の打刻や連絡をすることも可能です。より流動的な働き方が求められる営業職の管理などにはモバイル対応があると利便性が高まります。

チェックポイント7:多言語対応

厚生労働省が発表した2019年1月に発表した「外国人雇用状況」の届出状況まとめによると、外国人労働者数は約146万人にものぼり、過去最高を更新。グローバル化が急速に進んでいる現代において外国人労働者は増え続けているだけに、国内だとしても日本語だけの対応では勤怠管理もままならない未来が想定されます。特に外国人労働者を多く抱える企業においては、勤怠管理システムの多言語対応が望まれます。

チェックポイント8:働き方改革関連法への対応

2019年4月から順次施行されている働き方改革法関連法ですが、法規制に対応した勤怠管理ができていない企業はまだまだ多いのではないでしょうか。目先の働き方改革法関連法への対応はもちろんですが、今後も法改正が行われることも十分にあり得るので、常に法規制に対応するためのアップデートがなされる勤怠管理システムであればなお安心です。

チェックポイント9:実績の有無

いくら機能が魅力的で低予算で導入できる勤怠管理システムだとしても、実績に乏しければ決断に迷うこともあるでしょう。そのため、勤怠管理システムを選ぶ際には、これまでどんな企業が導入し、どんな使い方をして、その満足感はいかほどかという情報まできちんと調べることをおすすめします。サービスサイトに導入事例などがある場合は欠かさずにチェックし、その実績をきちんと吟味しましょう。

チェックポイント10:給与計算との連携

勤怠管理は出退勤や欠勤など従業員の就業状況を把握するため、給与管理とも密接に関わっています。そのため、勤怠管理と給与計算が連携したセットで対応できる勤怠管理システムであれば、労務対応のリソースの削減も期待できます。特に時給換算やパートタイムで働いている非正規雇用の従業員の給与計算がしやすくなるでしょう。

チェックポイント11:リアルタイムでの状況把握

働き方改革法関連法において、「長時間労働の是正」や「年次有給休暇の取得義務」は労務担当者が特に意識すべき法改正だと言えます。そのため、労務管理者が従業員の残業や残有休数を常に確認できる勤怠管理システムであれば理想だと言えるでしょう。月末を待たずにそれぞれの勤務状況をリアルタイムで把握できれば、都度勤務状況の改善の提案や注意勧告を施すこともできます。

チェックポイント12:有休などの申請機能の有無

勤怠管理システム上で有給休暇の取得が申請でき、残有休数を常に確認できれば、働き方改革法関連法への対応はスムーズになります。有給休暇の消化を促し、計画的に長期休みを取れる環境を整備するためにも、申請機能が簡単ですぐできることが望まれます。勤怠管理システム内で申請と承認が完了できれば、見過ごしや対応忘れなどのヒューマンエラーの削減も期待できるでしょう。

チェックポイント13:サポート体制

サポート体制いかに機能的に優れた勤怠管理システムであったとしても、不具合などのトラブルがあった際に迅速で的確なサポートが受けられないのであれば心配になるものです。そのため、機能や予算は当然ながら重要ですが、それと同様にサポート体制が充実しているかもきちんとチェックしましょう。トラブル発生時にサポート窓口などがあり、専門のスタッフが対応してくれる勤怠管理システムであれば、なおのこと安心です。

チェックポイント14:セキュリティの対応

勤怠管理は非常に重要度の高い個人情報であり、その漏洩は絶対に防がなければなりません。特にクラウド型の勤怠管理システムの場合、デジタル管理となるためセキュリティの強度が求められます。勤怠管理だけでなく、社内稟議や給与計算など複合的な機能を使用したい場合は、特にセキュリティ面に力を入れているシステムをおすすめします。

デモや無料トライアルの有効活用で最適な選定を

ランキングサイトを見て「この勤怠管理システムが良さそうだ」と思ったとしても、まずは上記のチェック項目に基づいて要件を照らし合わせてみましょう。すると思わぬ課題や懸念事項が見つかるかもしれません。国内で70以上ある勤怠管理システムにはそれぞれに良し悪しがあるだけに、ランキングサイトで要件のチェックが済んだ後には、デモや無料トライアルの活用をおすすめします。自社の要望が叶えられるシステムかどうかを、まずは実際に"触れること"でより正確な判断ができるはずです。

そこでぜひ、デモンストレーションやトライアルの有効活用を検討しましょう。使い勝手を体験することで初めてわかることも多いので、導入後に後悔することのないようにできるだけ自社とのマッチングを図る機会を多く創出することが大切です。

また、勤怠管理システムの契約にはそれほど時間はかかりませんが、導入から運用まではそれぞれの会社によって事情が異なるため、想定外のトラブルが起こることもあります。そのため、導入前はもちろん、サービス開始後も親身に相談に乗ってくれて、迅速にトラブル対応をしてくれる勤怠管理システムが望まれます。そうした企業側の対応面もデモンストレーションやトライアルで事前に確認できていれば、導入の決め手になるかもしれません。

「TeamSpirit」の勤怠管理は多機能で導入サポートも充実

「TeamSpirit」の勤怠管理は出社・退社・有給休暇の取得などの勤怠状況はもちろん、工数管理や経費精算、社内稟議などバックオフィス業務を効率化する多彩な機能が搭載されています。

勤怠管理システムを安心して導入していただけるように、マニュアルやコミュニティによるサポートプログラムはもちろん、実績と経験が豊富なコンサルタントがサポートする有償の支援プランも用意。お客様の社内体制や既存のシステムなどを踏まえたうえでの万全の導入サポートを行っています。ランキングサイトを閲覧した際に、「なかなか理想を叶える勤怠管理システムが見つからない」という方はぜひTeamSpiritまでご相談ください

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