テレワークの就業規則変更の7つのポイントと4つの注意点

テレワークの就業規則変更の7つのポイントと4つの注意点

テレワークは日本政府主導で推進する働き方改革の一環であり、労働者のより多様で柔軟なワークスタイル実現の起爆剤となることが期待されています。図らずもコロナ禍の影響によって、従来までの通勤型のオフィスワークが困難な環境となり、多くの企業で急速にテレワーク導入が進みました。しかし、生産性の向上や時間と場所を有効に活用した働き方という「テレワークの本質」を追求できている企業ばかりではなく、自粛要請に伴い突貫工事的に導入したケースも多いのではないでしょうか。

時代背景から否応なしに導入が進んだテレワークですが、多くの労働者が通勤時間の削減や遠隔での業務の利点に気づくきっかけになったことも確かでしょう。しかし、その一方でテレワーク運用に課題を感じている担当者も少なくないはずです。企業としても、今後はより発展的な視点でテレワークと向き合う必要があるでしょう。そのためには、テレワークに関するルールの見直しや就業規則の明文化が不可欠です。今回は、テレワーク時のトラブルを未然に防ぎ、円滑な運用のために押さえるべき就業規則変更のポイントと規定例を紹介します。

テレワークの運用に就業規則が不可欠な理由

オフィスワークとテレワークとでは就業環境が異なるため、通勤時と同様の就業規則ではカバーしきれないケースも出てきます。たとえば、テレワーク時にかかった通信費を従業員がまかなっている場合は、オフィスワーク時にはない個人負担を強いることになります。テレワークに限定して追加要件がある場合は、就業規則の変更が必要です。

また、テレワークに際してフレックスタイム制を導入する場合も、既存の就業規則に労働時間に関する規定がないのであれば、変更しなければなりません。つまり、テレワークによって既存の規定から逸脱するケースにおいては、テレワークの働き方に準じた就業規則がきちんと明文化されていないと、従業員を適正に管理することができないのです。一般的にテレワークを導入する際の就業規則としては、下記の項目が挙げられます。

【テレワークを導入する際に定めておくべき就業規則】

  • テレワークを命じることに関する規定
  • フレックスタイム制などテレワーク用の労働時間を設ける場合、労働時間に関する規定
  • 通信費や備品など個人の負担に関する規定
  • テレワークの対応は在宅勤務のみなのかなど、勤務場所に関する規定

なお、就業規則を変更した場合は、従業員代表の意見書を添付して所轄労働基準監督署に届出をしたうえで、従業員に周知することが不可欠です。

就業規則変更前に押さえておきたい4つの注意点

就業規則変更前に押さえておきたい4つの注意点

就業規則を変更するうえでは、企業として留意しておくべき注意点が存在します。それらを踏まえて就業規則の変更を行わなければ、後々になって労使間でトラブルが起きかねません。きちんとテレワーク時のルールとして明文化するためにも、下記の4つの注意点を押さえておきましょう。

注意点1:労働基準関連法令の適用について

テレワーク勤務時もオフィスワークと同様に、労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法、労働者災害補償保険法などの労働基準関連法令が適用されます。そのため、テレワーク勤務のみの従業員がいたとしても、勤務体系によって不当な労働条件となることは認められません。

注意点2:労働条件の変更と合意について

労働条件とは、労使間で結ばれる雇用に関する条件を指します。そのため、労働条件を変更する場合は、従業員と個別で合意をすることが原則です。仮に従業員が合意したうえだとしても、就業規則の労働条件よりも下回る変更は行えません。また、就業規則の変更によって労働条件を変更することは可能ですが、従業員への変更後の周知の徹底、従業員への不利益が合理的であることが必要です。

注意点3:労働条件の明示について

労働契約を締結している従業員の労働条件を変更する際には、新たな労働条件を明示する必要があります。具体的には、テレワークを行う場所が自宅の場合は、従業員の自宅を就業場所として明示した書面を交付しなければなりません。

注意点4:就業規則とテレワーク勤務規程の関係について

テレワークを導入する際は、ルールを就業規則に含めるか、あるいは新たにテレワーク勤務規程を作成する必要があります。どちらを選択するかは個々の会社判断となるものの、テレワーク勤務に係る定めとして別個でテレワーク勤務規程があったほうが従業員としても理解がしやすいでしょう。テレワーク勤務規程を作成し、就業規則の一部としている企業が一般的だと言えます。

テレワークの就業規則を定める際の7つのポイント

実際にテレワーク運用における就業規則を定めるには、どんな点を意識すべきでしょうか。就業規則が不明瞭だと、その後の運用において混乱が生じる危険性があります。そのため、しっかりと要点を押さえたうえで、就業規則を制定することをおすすめします。特に重要となるのが下記で紹介する7つのポイントです。

ポイント1:定義・対象者

就業規則において第一に決めるべきは、自社におけるテレワークの定義です。どういう状況下であればテレワークでの勤務を認めるのか、また職種や仕事内容などに応じて対象者は誰になるのかを明確化すべきでしょう。特に完全にテレワークに移行する従業員もいれば、オフィスワークとの併用を望むメンバーもいるはずです。テレワークの活用条件については「会社が許可した場合」「一定期間のみ」など、条件範囲をきちんと定義しなければなりません。

ポイント2:服務規律

テレワークはオフィスワークとは異なり、周囲に上司や責任者ら監督者がいない状況で勤務を行います。そのため、勤務怠慢などが起こりやすい状況だと言えるでしょう。テレワーク勤務においては、その条件となる服務規律を明文化することが大切です。特に機密性の高い個人情報や顧客データの取り扱いや保管・管理の仕方はきちんと管理体制を整備すべきでしょう。また、セキュリティレベルが低いWi-Fiなどを使用しての業務は控えるなど、注意事項をガイドライン化することもおすすめします。

ポイント3:労働時間

オフィスワークであれば、会社での勤務時間がそのまま労働時間として換算されることも多いでしょう。しかし、働き方が見えにくく、中抜けなどが発生することも多いテレワークの場合は労働時間をいかに管理できるかが重要になります。始業時間や終業時間、休憩時間の規定はもちろんのこと、フレックスタイム制や裁量労働時間制を取り入れるかどうかなども事前に決めておきましょう。

ポイント4:休憩

オフィスワーク同様にテレワークの場合でも、1日の労働時間が6時間を超える場合は45分以上、労働時間が8時間を超える場合は60分以上の休憩を与える必要があります。休憩時間についてもテレワーク勤務規程で定めておきましょう。

ポイント5:時間外労働

オフィス環境であれば、早朝出勤や残業など時間外労働をしている従業員を認識しやすいでしょう。しかし、テレワークでの遠隔での勤務となると、そうした時間外労働をきちんと把握しづらい状況にあります。そのため、在宅勤務者が時間外労働や休日労働等をする場合には、所属長の許可制とするなど長時間労働を抑制するための仕組みをテレワーク勤務規程として定めることもおすすめです。

ポイント6:出退勤管理

従業員の勤務状況を管理するために、始業および就業の時刻の報告・記録の方法をあらかじめ決めておくことが重要です。始業および就業時刻の報告・記録の方法は、電話やメールによる報告などの方法もありますが、従業員と管理者の双方の負担を最小限に留めることにも目を向ける必要があります。そのため、パソコンやタブレットなどの端末で操作できる勤怠管理ツールを導入し、そのツール上で打刻を行うようにすることをおすすめします。

ポイント7:賃金・費用負担・情報通信機器等の貸与

自宅でのテレワークにおいては、オフィスワークと同様の環境が整っていない場合が多いと言えます。通信環境はもとより、ディスプレイやイス、照明環境なども快適なワークスペースを整えるためにはまとまった費用がかかります。そうした通信費や設備投資費などをどの程度会社で請け負うのかもあらかじめ規定しておく必要があるでしょう。後から購入した機器の料金を経費申請され、対応に困るという事態を避けるためにも会社負担の領域の線引きが必要です。

テレワークの就業規則の適正な運用は「TeamSpirit」がおすすめ

テレワークの就業規則の適正な運用は「TeamSpirit」がおすすめテレワークの適正な運用を行うためには、就業規則を事前に制定することが大切です。しかし、それだけではなく、就業規則に則ってきちんと運用されているかどうかも把握しなければなりません。そこでおすすめなのが「TeamSpirit」の活用です。

「TeamSpirit」はテレワークの労務管理・業務管理などに必要な機能が搭載されており、ユーザ企業のテレワーク実施率が高い点が特徴と言えます。コロナ禍になる以前の2019年時点で、約半数のユーザ企業がテレワークを実施(https://www.teamspirit.com/ja-jp/news/release/n-20190709.html)。テレワーク対応型の支援実績が豊富なツールです。テレワークの就業規則の運用に役立つ「TeamSpirit」の機能を紹介します。

機能1:テレワーク対応型の勤怠管理

「TeamSpirit」はテレワーク勤務を想定したツールであり、勤怠打刻がPC、スマホ、タブレットなど複数の端末から行えます。また、育児や介護などの対応で中抜けするワーカー向けに、1日の中で複数回出退勤打刻することも可能です。従業員のそれぞれの事情やワークスタイルを支援するのはもちろん、正確な就業状況や労働時間の把握に役立ちます。

機能2:テレワークの申請・承認

「TeamSpirit」には電子稟議機能が搭載されています。そのため、テレワークの申請・承認もツール内で一元管理できるので非常に便利です。テレワークを実施するための申請をする場合も、システム上で単日だけでなく、複数日まとめて申請することもできます。従業員側・管理側の双方の手間も確認も少なく、承認経路に関してもツール上でしっかり確認が行えます。また、他の稟議も「TeamSpirit」内で完結できるのが利点です。

機能3:従業員の勤務状況の可視化

「TeamSpirit」ではテレワーク、オフィスワークにかかわらず、従業員が勤務中なのか勤務外なのかなどの勤務状況をダッシュボード機能によって一覧で可視化できます。従業員同士の勤務状況の確認はもちろんのこと、会社に電話がかかってきた際の取り次ぎなどにおいても勤務状況を一覧で可視化できるのでロスが少なくなります。

機能4:出勤情報と経費明細を一覧で可視化

テレワーク勤務が増えると、会社への出勤が極端に少なくなるケースもあるでしょう。そうなると通勤定期代の支給が経費として無駄になることも考えられます。実費支給に切り替える場合はテレワーク状況を正確に把握することが不可欠ですが、「TeamSpirit」であれば出勤情報と経費明細を合わせて一覧で可視化できます。出勤状況を踏まえて、交通費支給の確認などが非常にスムーズになるでしょう。

機能5:業務内容の把握・可視化

「TeamSpirit」は、勤怠管理と工数管理機能が連携しています。労働時間の把握はもちろんのこと、その勤務時間内で何の作業を行ったかなどの業務内容を把握・可視化が容易になります。どの業務にどのくらいの工数を要したかをスライダーで登録し、さらに日報形式で作業報告できます。正確な工数入力だけでなく、メンバー間で業務進捗の共通認識を持つことにも役立ちます。

就業規則の制定と運用をセットで考えるなら「TeamSpirit」

テレワークは在宅での業務を可能にするなど、働き方に多様性をもたらします。しかし、オフィスワークと同様の管理体制の座組では、適正な管理は行えないでしょう。勤務体系や発生する費用などが異なるだけに、テレワークの業務形態に合わせた就業規則を制定することが大切です。

また、就業規則は変更するだけでなく、その後の運用がより重要になることは言うまでもありません。実際の運用と就業規則の乖離が起こらないよう、就業規則変更の際にはその後を見据えて円滑な運用をサポートできるツールの導入をおすすめします。「TeamSpirit」であれば、豊富なテレワーク支援実績を活かした、円滑なテレワーク運用のサポートが可能です。

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