有給取得義務化とは？有給消化を促進させ、管理を効率化させる方法を解説

働き方改革関連法の施行により2019年4月から、企業は対象者に有給休暇を5日間取得させるよう義務付けられました。そのため、人事・労務担当者は、これまで以上に従業員の有給取得状況の管理および取得促進に向けた対応が必要となります。

この記事では有給取得の義務化の概要や有給消化を促進させた上で効率的に有給取得状況を管理する方法などを解説します。

4.有給休暇取得が進まない企業の特徴

有給取得が義務化されたものの、なかなか従業員の有給消化が進められないという企業も多いのではないでしょうか。ここでは有給取得が進まない企業の特徴を解説します。

社内で有給休暇の取得の義務化が実現されていない

企業は有給休暇の取得義務化について従業員へ周知徹底をした上で、該当者に有給休暇を取得させる義務があります。しかし、働き方改革関連法の施行後も、有給取得の義務があることを知らせていない、誰が何日有給を取得したかの記録を取っていないなど義務化の対応を怠っている企業では有給消化が進まない傾向にあります。

このような状況の企業は、従業員側が不正を訴え、労働基準監督署の指導が入らない限りは、有給休暇の取得義務化に対応しない可能性もあります。

部下が有給休暇取得を申し出にくい雰囲気がある

有給取得を申し出ると「上司が良い顔をしない」「同僚から非難される」など、有給を申請しにくい環境・雰囲気があるのも、有給取得が進まない企業の特徴です。有給取得が義務化に際し、人事・労務の側でこのような雰囲気の払拭に乗り出す必要があります。

業務量が多く、有給休暇を取る余裕がない

業務量が多く、忙しい従業員はそもそも有給休暇を申請できるような余裕がありません。有休取得を念頭に置かずに仕事を割り振る、管理職が部下の業務量の偏りに目を配っていない企業は、特定の従業員に業務が集中している可能性があります。

このような状況が常態化している企業は、各従業員の業務量の調整や人員配置の見直し、人材の採用などを通して、特定の従業員に業務のしわ寄せがいかないように配慮しなければなりません。

また、有給休暇取得の申請があれば、企業は原則として申請された日程で有給を取得させる必要がありますが、業務量が多い部署で複数人の申請日が重複した場合、その期間の業務が回らなくなる可能性があります。円滑に業務を行うためにも、日頃から各従業員の業務量の把握、調整が欠かせません。

業務が属人化していて休めない

一部の従業員しかできない業務や、特定の従業員しか使えないツールがあるなど、業務の属人化が常態化している企業も、有給取得が進まない傾向にあります。

また、業務の属人化がある企業では、「成果物の品質管理がしにくくなる」「特定の者の退職による知識・技術の流出」などのデメリットが発生します。マニュアル作成や業務の分散などの対応を進め、業務の属人化を解消した上で有給所得率の改善が必要です。

5.有給休暇取得を促進するための対策

有給休暇の取得を促進させるためにはどのような対策が有効なのでしょうか。ここでは4つの対策を紹介します。

個別指定方式（時季指定）の採用

個別指定方式（時季指定）とは、有給休暇の取得日数が5日未満の従業員について、話し合いを踏まえて、企業側が日付を指定して有給を消化させる方法を指します。あくまで従業員の意見を尊重しつつ、企業が「○月○日に有給消化をしてください」と時季を指定する方式です。

メリット
従業員の意見を尊重しつつ、企業が有給取得日を決められる個別指定方式は有給取得指定日の柔軟性が高い点がメリットです。また、従業員側は「意見が尊重がされた」という印象を受けるため、企業への満足度が高まる可能性があります。

デメリット
個別指定方式のデメリットは、管理の煩雑さです。企業は全従業員の有給休暇取得日数を把握しなければならず、管理に手間がかかります。また、有給を取得していない従業員が多いと、1年間の終わり頃の短期間にまとめて有給休暇を取得させなければならず、業務に支障が出るというリスクもあります。

計画年休制度の導入

計画年休制度とは、労使協定を結び、あらかじめ計画的に有給休暇取得日を指定する制度です。この計画年休制度の対象となるのは、有給付与日数のうち5日間を除いた日数です。

例えば年次有休付与日数が15日間の従業員へは、10日間まで「○月○日は有給休暇を取得して休んでください」と指定できますが、残りの5日間に関しては指定できません。これは従業員が通院や家庭の事情など、個人的な理由から有給を取得できる余地を残しておく必要があるからです。

メリット
企業側としては、従業員ごとに有給休暇取得日数を把握する必要がなく、管理の手間がかかりません。また例えば、「閑散期に有給取得者を多くする」「長期休暇に有給をプラスして取得させる」など、業務に支障の出ないタイミングで有給消化をさせることができます。

デメリット
労使協定を結ぶ手間が発生するほか、および労使協定を締結するため企業側の都合では有給休暇取得予定日の変更ができません。

計画年休制度では従業員に対し「忙しくなってきたから、明日の有給は来週にずらしてもらえる？」というような変更の要請をすることはできません。そのため、従業員が有給消化をしたとしても業務に支障が出づらい日程を予測しやすい職場でない限り、計画年休制度の導入は難しくなります。

有給休暇奨励日の設定

有給休暇取得を推奨する日を設定し、任意の有給取得を促す施策が有給休暇奨励日の設定です。企業内だけでなく、外部の取引先や顧客などにも有給休暇奨励日の周知をすることで、より有給を取得しやすい環境を整備できます。

メリット
有給休暇奨励日を設定することで、有給が取りにくい部署や従業員も、抵抗感なく休めるようになります。また、休みやすい環境を整えることで、従業員満足度向上にもつながります。

デメリット
有給休暇奨励日に有給を取るかどうか、あくまで決めるのは従業員であり、企業が強制的に休ませることはできません。そのため、想定より取得が進まない可能性やあまりにも休まない人が多いと、有給休暇奨励日自体が形骸化してしまうリスクもあります。

なお、有給休暇奨励日は、従業員の有給取得状況を記録する「年次有給休暇管理簿」で正確に有給の取得状況を把握した上で設定することが大切です。

年次有給休暇管理簿の作成に勤怠・工数管理ソフトを活用すればシステム内で有給の申請・承認なども完結できるため、有給取得が進む効果が期待できます。

勤怠管理システムを使って有給取得率を可視化する

有給休暇取得を進めるためには、従業員の有給取得の状況把握が欠かせません。しかし、Excelやタイムカードでは有給の取得に関する情報が可視化しづらいのが実情です。

その点、勤怠管理システムの中には有給取得の付与日数や取得日数、取得期限までの残日数、取得義務に対する不足日数、部署ごとの取得率などを簡単に可視化したり、休暇取得日数が5日間に満たない従業員に対して、取得を促すためのアラートを通知したりできるタイプもあります。

また有給取得率の可視化により、「取得率が低い部署の問題を特定し、ピンポイントで対策を立てる」「部署ごとに有給取得が進まない原因の特定に役立てる」など、取得促進の対策も立てやすくなります。

6.有給休暇取得義務化に関するよくある質問

最後に有給休暇取得義務化に関するよくある質問をまとめました。曖昧な点をなくし、正しく有給取得の促進を進めましょう。

管理職（管理監督者）も義務化の対象ですか？

A.対象です。

管理職（管理監督者）も有給休暇取得義務化の対象のため、年5日の有休休暇取得が必要です。

有給休暇義務化の抜け道とは何ですか？

A.もともと休日だった日を労働日に変えて有給休暇を取得させ、有給消化を進める方法ですが、法律の趣旨に反しているとして問題視されています。「抜け道」と呼ばれるのはそのためです。

例えば、夏休みの特別休暇を労働日に変えた上で、その日に有給を取得させる対応を取れば、形式上は有給の消化を促進できます。ただし、これは心身のリフレッシュを図るという有給本来の目的とは異なった運用です。このような有給取得の運用を常態化させていると、「ブラック企業」であるという批判を受け、社会的な信用を失うリスクがあります。

法改正後の有給取得義務化の規定について就業規則に記載が必要ですか？

A.個別指定方式（時季指定）や計画年休制度の導入をする場合は記載が必要です。

それぞれ就業規則に記載が必要な事項は以下の通りです。

＜個別指定方式（時季指定）＞
1.時季指定の対象となる労働者の範囲
2.時季指定の方法等

＜計画年休制度＞
就業規則に「労働者代表との間に協定を締結したときは、その労使協定に定める時季に計画的に取得させることとする」※などと定める必要があります。なお、労使協定では以下の項目を定めます。

1.対象の労働者
2.計画年休制度の対象となる有給休暇の日数
3.計画的に有給を付与する具体的な方法
4.有給休暇付与日数が少ない労働者の扱い
5.計画的に付与する有給日の変更手続き

参考：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説

使用者が時季指定を行っても従業員が休むことを拒否した場合、使用者側の責任はどこまで問われるのでしょうか？

A.法違反に問われます。

時期指定しても、その時期に従業員が有給を取得して休むことを拒否した場合、有給休暇を取得したことにならないため、法違反を問われることになります。

期間中に契約社員から正社員に転換した場合の有給休暇取得の取り扱いは？

A.引き続き、有給休暇を1年以内に5日取得する必要があります。

例え期間中に雇用形態の転換があった場合でも、対象者には引き続き基準日より1年以内に5日間の有給を取得してもらわなければなりません。

部署ごとの有給取得率に差がある、有給取得が進まない部署がある場合の対応は？？

A.原因の特定から始めましょう。

例えば、勤怠管理システムのレポート機能で他の部署とどのくらい有給休暇取得率に差があるのかを可視化した上で、まずは原因の特定を行います。原因が業務量の偏りだと判断した場合は、人員配置の見直しや人材の採用を行うなど、原因に合わせた対策を講じましょう。

7.まとめ

2019年4月より、有給休暇の取得促進を通じた働きやすい職場環境の実現を目的に、年5日の有給取得が義務化されました。この有給の取得義務化に違反した場合、経営者に対して、違反した従業員一人あたり30万円以下の罰金が科される罰則が設けられました。

有給休暇の取得を進めるためにはまず有給の取得状況の把握・可視化が必須です。有給休暇取得の把握に役立つ勤怠管理システムを活用するなど、有給の取得状況を管理し、確実に有給休暇を取得させることができるような環境を整えましょう。

8.有給休暇の管理を自動化する方法

クラウド勤怠・工数管理ソフト「チームスピリット」には、煩雑な有給休暇の付与や管理を自動化する便利な機能を搭載しています。

有給の付与日数・タイミングは従業員ごとにバラバラなことも多く手間がかかります。その点、チームスピリットであれば簡単な設定のみで有給の自動付与ができ、従業員側の画面には、有給付与のタイミングで付与されたことが自動で通知されます。さらに、残日数も従業員側からワンクリックで確認できるため、労務担当者としては周知や残日数の問い合わせに対応する手間を削減することが可能です。

またチームスピリットは「年5日の有給休暇の取得義務化」に応じた機能も搭載しています。例えば、自動で付与日数や取得日数、取得期限までの残日数、取得義務に対する不足日数などを集計し、一覧化するレポートを作成する機能があります。このレポートは、働き方改革関連法で作成が義務付けられた「年次有給休暇の管理簿」としても利用可能です。さらに、有給取得日数が5日間に満たない従業員に対して、取得を促すためのアラートを自動で通知することもでき、「5日間の有給を取得させ忘れた」といった事態を防ぐことができます。

有給休暇の付与や管理を自動化したい労務ご担当者様は、ぜひお気軽に資料請求やお問合せよりご連絡ください。