タイムカードを電子化する方法｜デメリットや費用、導入手順を紹介

月末の勤怠管理の負担を軽減するためのポイントを資料にまとめたので、ぜひご参考にしてください。

タイムカードを電子化する＝勤怠管理システムの導入

前提として「タイムカードを電子化する」ということは、基本的には勤怠管理システムを導入し、勤怠の記録や集計などをペーパーレス化してWeb上で行うことを指します。

勤怠管理システムを利用すると、従業員が打刻したデータが自動でシステムに記録され、集計やグラフ化が簡単に行えます。

勤怠管理システムを用いた打刻方法はさまざまで、ブラウザやアプリ、生体認証を用いて手軽に打刻が可能です。

▼打刻のイメージ（13秒～43秒）

▼勤怠管理システムで採用できる打刻方法

※打刻方法はシステムによって異なります。

例えばICカードによる打刻を採用するのであれば、専用の端末を事業所に設置し、それに対応したICカードを機器にかざすだけで打刻が完了します。上記の画像のように、自動で出退勤時刻や休憩時刻、それらの合計時間などが記録されます。

その他にも、法改正に自動で対応したり、給与計算や経費精算などと連携させることができるため、管理が煩雑になってきた企業の多くが導入を進め、業務コストを大きく削減することに成功しています。

なお、2019年4月の法改正により「客観的な記録による労働時間の把握」が義務化されましたが、その運用方法は電子化を義務付けるものではなく、タイムカードによる勤怠管理でも良いとされています。

上記のようにタイムカードは法律によって認められている勤怠管理方法ではありますが、以下のような欠点もあります。

こういったタイムカードならではの問題点に課題を感じている場合や、労務作業に工数が割かれている場合は、電子化を検討することがおすすめです。

タイムカードを電子化するメリット・デメリット

タイムカードを電子化するメリットとデメリットを確認してみましょう。まとめると次の通りです。

自社にとってメリット・デメリットのどちらが大きいかを考え、本当にタイムカードを勤怠管理システムに移行させるべきかどうかを判断する際の参考にしてみてください。

次からは、具体的なメリットとデメリットの内容を解説していきます。

タイムカードを電子化するメリット

タイムカードの電子化には、大きく6つのメリットがあります。いずれもタイムカードが持つ特有の課題を解決できるものになっています。詳細を見ていきましょう。

労働時間の集計に関わる人的・時間的コストを削減できる

タイムカードの集計は労働時間を合計するだけでなく、割増賃金の支払いが必要な時間外労働（残業）や深夜労働の時間も把握する必要があるため、間違いのないように行わなければいけません。打刻漏れがあった場合は手作業で修正が必要になり、集計に非常に手間がかかります。

しかし勤怠管理システムを利用すると、集計は基本的に1～2クリックで行えるため、業務時間を大幅に削減することができます。

保管コストを削減できる

タイムカードは、労働基準法によって5年間の保管が義務付けられています。ひと月で1名の従業員につき1枚のタイムカードを使うとすると、例えば労働者が10名いる職場では5年間で600枚ものタイムカードを適切に保管しなければならないことになります。

勤怠管理システムであれば、情報は全てシステムの中に保管されるので、管理が簡単ですし、後から必要な情報にアクセスしやすいというメリットもあります。

リモートワークに対応できる

タイムカードは物理的な打刻となるので、リモートワークや在宅勤務に対応できません。メールやチャットツールで出退勤時刻等を報告する会社もありますが、この方法では担当者や管理者がタイムカードと連絡ツールの双方を確認して労働時間の集計を行うことになり、作業工数が増えてしまいます。

勤怠管理システムであれば、リモートワークに対応している製品も多く存在します。パソコンやスマートフォンから自分のシステムアカウントにログインし、出勤ボタン/退勤ボタンを押すだけで、打刻できます。SlackやChatwork（チャットワーク）などのチャットツールを利用して打刻できるシステムもあるので、自社の働き方に適したものを選んでみてください。

不正打刻の防止につながる

紙のタイムカードは修正が容易にできるため、労働者・事業者共に改ざんの不安があります。改ざん以外にも、別の従業員に代わりに打刻してもらう「代理打刻」や、わざと打刻を遅らせるといった不正行為のリスクもつきまといます。

一方で勤怠管理システムを利用すると、以下のような打刻方法を利用できるため、不正をしづらいというメリットがあります。

打刻漏れの防止につながる

タイムカードの場合、打刻漏れがあっても気づくのが困難なケースが多いです。集計の時点で打刻漏れに気づき、確認作業に工数が割かれたり、時間が経ってしまったことで正確な打刻の時刻がわからなくなったりといった問題が発生することもあります。

一方で、多くの勤怠管理システムには以下のようなメリットがあります。

業務内容に合わせたさまざまな打刻方法を利用できるため、従業員が日々の打刻を習慣化しやすいというメリットもあります。例えば以下は、Slackを利用したWeb打刻のイメージです。

1.特定のメッセージを入力する

2.送信すると打刻が完了する

また、万が一打刻をし忘れた際にアラートを出す機能もあるため、打刻漏れが発生しづらくなります。

勤怠管理システムのさまざまな打刻方法に関しては、以下の記事も参考にしてみてください。

Webで使える勤怠管理システム一覧！機能と選び方も【打刻～集計まで効率化】

リアルタイムで勤務状況を把握できる

タイムカードの場合は、手作業で集計を行うまで従業員の勤務状況が把握できません。月のなかばですでに残業時間が上限を超えてしまっている、などといった事態も起こり得ます。

勤怠管理システムを使うとリアルタイムに従業員の労働時間や休暇取得状況を確認できるようになり、法律を遵守できるメリットがあります。

例えば、以下は勤怠管理システムで日々の勤怠状況を確認している様子です。

また、集計したデータをグラフ化し、チームや部門・部署単位など様々な切り口から分析することも可能です。自社の「今の働き方」がどのようなものかを直感的に把握し、課題にいち早く対応できるようになります。

タイムカードを電子化するデメリット

タイムカードの電子化には大きなメリットがありますが、以下のようなデメリットが生じることも理解しておきましょう。

システム利用に費用が発生する

タイムカードを電子化して勤怠管理システムを導入する場合、システムの導入や打刻機の購入にかかる初期費用と、システムの利用にかかる月額費用が発生します。

近年主流となっているクラウド型の勤怠管理システムを導入する際の費用相場は以下のとおりです。

タイムカードでの勤怠管理に課題を抱えている場合は、導入メリットがコストを上回る可能性も十分に考えられます。上記で紹介したメリットと比較して、自社にとって必要かどうか、電子化にどのくらいの費用をかけられるのかを検討してみましょう。

操作や管理方法の変更を周知させる必要がある

タイムカードから勤怠管理システムに移行するにあたり、勤怠まわりの業務フローが大幅に変更となることが考えられます。場合によっては就業規則の変更と周知、勉強会の実施などが必要になるでしょう。

ルール変更に伴う混乱や反発を防ぐためにも、余裕を持ったスケジュールで導入を進めていく必要があります。

タイムカードを電子化する必要性が高い企業とは

今までの内容を総合すると、以下のような企業であれば、タイムカードを勤怠管理システムへ移行するのがおすすめです。

タイムカード打刻で一番の課題は、やはり労働時間の集計作業にかかるコストでしょう。また、担当者しか作業工程を知らない状態だと、担当者の退職や異動時に対応できず、給与計算が通常に比べ遅れてしまうリスクもあります。

上記事項について思い当たる会社は、勤怠管理システムへ移行することで、集計の人的・時間的コストを削減でき、業務効率を大幅に改善できる可能性があります。また、誰でも簡単に操作できるため、労働時間の集計作業の属人化も回避可能です。

勤怠管理システムには無料の試用期間が設定されているものも多いので、まずは気になるシステムを試してみて、従業員や担当者が使いこなせそうかを確認してみるのもおすすめです。

タイムカードから勤怠管理システムへ移行する費用・手順を確認

タイムカードから勤怠管理システムへ移行するには、導入コストがかかることをお伝えしました。ここでは目安として、どのくらいの費用が発生するのか、どんな手順で移行を行うのかを確認してみましょう。

勤怠管理システムにかかる費用

まず、費用は導入する勤怠管理システムによって異なります。あくまで目安ではありますが、一般的には以下の費用感を想定しておくと良いでしょう。

システムの導入や、打刻機器の購入に初期費用がかかる場合が多いです。また、一般的には利用人数によって月額料金が発生します。

当然、機能が豊富であればその分費用は高くなります。初めてシステムを導入する際は、まずはシンプルで料金の安いものから試してみることもおすすめです。

ただし、「今後規模が大きくなる可能性がある」「テレワークなどの多様な働き方を導入する可能性がある」といった場合は、料金よりも機能や拡張性などを重視する方が良いケースもあります。

企業規模別に、実際に勤怠管理システムにかかる費用を紹介するので、自社の規模や状況に照らし合わせて、どのくらい費用が発生するのかの参考にしてください。

▼中規模から大規模企業におすすめの勤怠管理システム費用例

※最新の情報は提供会社へお問い合わせください。

▼小規模企業におすすめの勤怠管理システム費用例

※最新の情報は提供会社へお問い合わせください。

システムによっては、初期費用が無料だったり、月額料金が安かったりとコストを抑えて導入することも可能です。しかし、低コストな勤怠管理システムはサービス内容に制限があることが多いため、以下の点を確認しておきましょう。

特にデータの保存期間は要注意です。労働基準法によって勤怠情報の保存期間は5年とされています。データの保存期間が5年に満たないシステムの場合、ダウンロードや印刷などの方法で保存しなければいけません。

勤怠管理システムを導入するステップ

勤怠管理システムを導入する際は、次のようなステップを踏みます。

1. 現在の労働時間の把握・集計にかかる作業時間を把握する

2. 電子化にかけられる予算を考える

3. システムに必要な機能を考え、それをもとに製品を選定する

4. （可能であれば）トライアルで使ってみる

5. 導入する製品が決定したら、従業員へ周知し使い方の説明などを行う

6. 導入し、運用を開始する

導入検討から運用開始まで、2ヶ月～3ヶ月が目安です。導入後もルールを適宜見直したり従業員の使用状況を確認するなど、PDCAを回しながら効率の良い勤怠管理を目指すことが大切です。

タイムカードからシステムに移行する際は、ICカード打刻を利用するのがおすすめ

前述の通り、勤怠管理システムにはさまざまな打刻方法があります。「タイムカードから初めて勤怠管理システムへ移行する」という場合は、数ある打刻方法の中でも、まずはICカード打刻を利用するのがおすすめです。

ICカード打刻とは、例えば自社の社員証や交通系ICカードを、専用の機器にかざすだけで打刻ができるシステムです。ICカード内の従業員情報を読み込み、勤怠情報を記録することができます。

「タイムカードを差し込む」という方法から「カードをかざす」という方法に変わるだけなので、従業員の抵抗は少なく、またシステムに詳しくない方でも簡単に利用できます。

そのため、初めて勤怠管理システムを利用する企業（特にパソコンを使用しない企業）におすすめの打刻方法です。

ICカード打刻に対応しているシステム・していないシステムがあるので、導入する際は打刻方法を確認してみてください。

ICカード打刻を導入する際は、システム選定に注意が必要

ICカード打刻を導入する際は、ICカードの規格や種類によって、選ぶべきシステムが異なる場合があるので注意が必要です。

次の順序で自社に必要なシステムの要件を考えてみましょう。

まずICカードの規格は「FeliCa（フェリカ）」と「Mifare（マイフェア）」の2つに分けられるので、社員の保有率が高いのはどちらかを調査しましょう。

その後、保有率が高いICカードに対応した機器・ソフトウェアを選んでいきます。

なお、使用するICカードは必ずしも1種類に限定する必要はありません。FeliCa対応であれば交通系ICカードやおサイフケータイなど複数の種類を利用できるため、どちらの規格を採用するかを中心に考えていくと良いでしょう。

ICカード打刻に個人の所有物（交通系ICカードやタスポなど）を利用する際は、セキュリティ面を重視し、個人情報が流出しないように運用する必要があります。

初めて勤怠管理システムを導入する企業は「自社に合うか」をよく確認しよう

これからシステムの導入を検討する場合に着目するポイントは以下3つです。

ポイントを把握し、自社に適したシステム選びの検討材料にしてください。

ポイント1.自社の就業規則や雇用形態に対応しているか

「自社の就業規則や雇用形態に対応しているか」という基準も重要です。

例えば「就業規則で休憩は3回に分けて取得するとされているが、休憩の3回打刻に対応しているか」や、「フレックスタイム制の清算期間を3カ月にしているが、これに対応しているか」などの条件が挙げられます。

搭載されている機能は同じように見えても「どこまで柔軟にカスタマイズできるか」が製品によって異なるため、事前によく確認しておく必要があります。

費用だけでシステムを選ぶと、「自社独自のルールや働き方に対応できず、結局課題を解決できなかった」という事態に陥る可能性もあるため注意しましょう。

ポイント2.自社と似た業態・企業規模で多く活用されているか

事前に導入を検討しているシステムの導入企業例を調べ、自社と同じ業態や企業規模で活用されているかを確認することも大切なポイントです。

「同じような課題が解決されているか」「似たような条件で利用されているか」などを確認し、自社で利用するイメージがつくかを考えます。

例えば、タイムカードから勤怠システムへ移行し、成功した事例があるかを確認してみましょう。

なお、「初めて勤怠管理システムを導入する」「従業員50人未満などの小規模で利用する予定」という場合は、打刻機能がメインとなっているシンプルな勤怠管理システムがおすすめです。

一方で、「従業員50人以上の中～大規模で利用する予定」「今後規模が拡大したり、リモートワークを取り入れることで働き方が多様化していく可能性がある」という場合は、それらに対応できるシステムを選ぶ必要があります。

それぞれに該当する勤怠管理システムの詳細を以下の記事にまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

勤怠管理システムのおすすめ12選を比較｜規模別に機能や価格を解説

ポイント3.給与計算と連携できるか

勤怠管理情報は給与計算に使用することになるため、自社で行っている給与計算に使用しやすい形式でデータをエクスポートできる製品を選ぶのがおすすめです。

せっかく勤怠管理システムで正確なデータを取得できても、給与計算を行うために手作業でデータを加工していてはミスのリスクが減らせないからです。

勤怠管理システムには、お使いの給与計算システムにあったフォーマットのデータをCSV形式で出力できる製品もあります。その他、対応したシステムとの連携を自動で行えるAPI連携機能を有したものもあります。

「その勤怠管理システムが本当に自社の給与計算システムと連携できるかどうか」は、ベンダーに聞かないと分からないことも多いため、導入前にはベンダーに相談することが大切です。勤怠管理システムと給与計算を連携させるときのポイントについては、以下の記事も参考にしてみてください。

給与計算と連携できる勤怠管理システム9選｜おすすめ比較表つきで紹介

タイムカードを電子化し業務を効率化した事例

紙のタイムカードから勤怠管理システムへ移行したことにより、業務を効率化できた事例を紹介します。

タイムカードの電子化で長時間労働の改善につながった事例｜大創株式会社（DAISO）

大創株式会社（DAISO）は長時間労働が常態化しており、紙のタイムカードを使用していたため月締め時まで労働時間を把握できず、対応が後手になっていたことを課題にしていたそうです。また「若手社員の離職を食い止めるため、社員の心身の健康を保つために」長時間労働の是正にも取り組む必要があったといいます。

そこで、勤怠管理システム「TeamSpirit 勤怠」を導入したところ、労働時間が「見える化」し、長時間労働の実態把握や削減への働きかけができるようになり、結果的に従業員の働き方や意識改革に繋がったそうです。

また、手作業で行なっていた勤怠管理の集計や承認、エラーチェックなどがシステムに移行し、大幅な業務効率化が図れました。

製造業による長時間労働削減チャレンジが職場に起こしたプラスのスパイラル｜TeamSpirit

勤怠管理のペーパーレス化を進めミスの削減や業務効率化に成功｜株式会社ディスコ

株式会社ディスコでは、勤怠管理や経費精算の申請・承認が紙ベースで行われていたため、ミスの多さが課題でした。

そこで勤怠管理システムを導入したところ、外出先からもスマートフォンで入力できるようになり、効率がアップ。紙の回収や記入チェックの確認などにかかる労力が削減されました。

勤怠管理システム自体の導入も短期間で完了できたうえに、勤怠管理にかかる時間を大幅に短縮できるようになったため、費用対効果を感じているといいます。

採用アウトソーシングの最大手が語る、新たな"変化"への挑戦を支える TeamSpiritの機能性と安定性

タイムカードからの移行におすすめな勤怠管理システム3製品

勤怠管理システムを使うメリットが把握できたところで、次に導入の検討をおすすめする勤怠管理システムを紹介していきます。

おすすめの勤怠管理システム

それぞれ詳しく特徴や機能を見ていきましょう。

TeamSpirit 勤怠｜細かい打刻が可能、かつ高いセキュリティ性で安心安全に使用できる

引用：TeamSpirit 

「TeamSpirit 勤怠」は株式会社チームスピリットが提供する勤怠管理システムです。TeamSpiritシリーズは、契約社数が2,000社以上、かつ大手優良企業への豊富な導入実績もあり、信頼できるサービスといえます。

勤怠時刻や勤怠ルールを細かく設定できるため、正確に勤務状況を把握したいという企業におすすめです。工数管理や経費精算の機能を組み合わせることができるため、自社の課題に沿って最適なプランを選ぶことで、勤怠を含めたバックオフィス業務が一元管理できるようになります。

誰にでも使えるような操作性の高さが魅力であり、フレックスタイムなどの複雑な勤務体系であっても正確に労働時間が計算されるようになっています。労働関係法令の改正があったときにはしっかりバージョンアップが入るということも特徴です。

導入をおすすめする企業

従業員が多く、テレワークやフレックスタイム制などさまざまな就業規則を採用している企業

KING OF TIME｜多種多様な打刻種類で柔軟な活用が可能

引用：KING OF TIME

「KING OF TIME」は勤怠管理システム業界でNo.1の打刻種類の多さを誇るサービスです。パソコンやスマホからはもちろん、顔認証や指紋認証、ICカードからなど、機能別にさまざまなシチュエーションを想定した使い方ができます。

例えば、営業先から直帰したいときにはICカードで打刻、またテレワークをするときにはWindowsにログオンした時点で打刻、などといった活用が可能です。初期費用が0円であるため、あらゆる企業が導入しやすいのが特徴です。

導入をおすすめする企業

多種多様な打刻方法の活用で臨機応変な働き方を実現したい企業

※最新の情報は提供会社へお問い合わせください。

ジョブカン勤怠管理｜自社に必要な機能に絞って活用できる

引用：ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は株式会社DONUTSによって提供されており、自社にとって必要な機能のみに絞った使い方ができることが魅力です。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4つの機能から、自社が必要としている機能を選んでプランを作ることができます。

名だたる大手企業に多く導入されていますが、1ユーザーごとに費用が加算されていくシステムのため、中小企業の利用にもおすすめです。

導入をおすすめする企業

自社に必要な機能だけに絞って、リーズナブルにプランを構築したい企業

※最新の情報は提供会社へお問い合わせください。

まとめ｜タイムカードを電子化して、各種課題の解決を果たそう

タイムカード打刻には、以下のようなデメリットがあります。

• 不正行為を行いやすい

• 打刻漏れが発生しやすい

• 勤務状況の把握・集計に手間がかかる

• 保管に手間がかかる

• 月の途中での労働時間管理が難しい

• リモートワーク等に対応できない

もし現在、これらの課題が原因で、勤怠管理がうまくいっていない（あるいは今後対応できなくなることが予想される）場合は、上記の課題を解決できる勤怠管理システムへの移行を考えてみてください。

本記事では3つの勤怠管理システムを紹介しましたが、他のシステムも比較したいという方は、「勤怠管理システムのおすすめ12選を比較｜規模別に機能や価格を解説」の記事もぜひ参考にしてみてください。企業の規模別におすすめの勤怠管理システムを紹介しています。