株式会社アイティフォー

事例ポイント

課題

• 勤怠データの抽出に手間がかかり、人事施策や働き方改善が進められなかった
• 社外からのアクセスに制約があり、申請や承認などの対応に遅れが生じていた
• プロジェクトコードの発番や工数実績の連携が手作業で、原価管理に手間がかかっていた
• 複雑な自社ルールに対応できる市販パッケージが見つからず、システム移行が困難だった
• 休暇ごとの取得状況が可視化できず、休暇を取り忘れが多発していた
• 勤怠管理や集計業務が複雑になり、繁閑に合わせた柔軟な働き方を実現できなかった

決め手

• 簡単自由に勤怠データを可視化できるレポート・ダッシュボード機能
• 社外でもアクセスでき、強固なセキュリティを備えた柔軟な業務環境
• Salesforce上の案件情報と自動連携し、原価管理までを一気通貫で実現する仕組み
• 従来の業務ルールや運用を再現できる、自由度の高い標準機能
• 休暇の種類ごとに取得状況が可視化できる、休暇管理表
• 複数の勤務パターンや時間設定を細かく管理できる勤怠管理機能

効果

• 管理職の休暇取得促進や自己研鑽時間の確保など、新たな施策が次々とスタート
• 端末や場所を問わずアクセスできるようになり、申請・承認もスムーズに
• プロジェクトごとのコスト構造がリアルタイムで可視化され、収益管理の精度が向上
• 現行運用を維持しながら、都度発生するルール変更にも負荷なく対応可能に
• 休暇の取り忘れの減少や福利厚生の活用が推進され、従業員満足度が向上
• より現場に即した勤務を可能にする、変形労働時間制の導入を実現

事例概要

機能	勤怠管理, 工数管理,経費精算,プロジェクト原価管理,レポート・ダッシュボード
業種	IT・インターネット
従業員数	100~499人

創業から50年以上にわたり、地域に根ざした顧客に対して、時代のニーズに沿った最適なソリューションを提供し続けている、株式会社アイティフォー。同社では20年にわたって作り込まれてきた自社システムで、勤怠管理から工数管理、経費精算、プロジェクト原価管理、損益管理までを一元的に運用してきた。しかし、2022年7月にこれらの機能をクラウド型のバックオフィスシステム「TeamSpirit」へと移行している。TeamSpiritの標準機能で、同システムの運用ルールや各種機能を再現しただけではなく、勤怠データの可視化による働き方分析も可能となり、従業員の働き方に対する意識向上にもつながっている。さらに、可視化された工数実績をもとに「自己研鑽」の時間を増やす施策を始めるなど、同社がサステナビリティ活動の一環として推進している「人財の深化」に向けた取り組みにも、大きな貢献を果たしている。

事業の目的は地域創生、「人財の深化」も積極的に推進

1972年に千代田情報機器株式会社として創業、2000年にJASDAQ市場に上場。同年、現在の社名へと変更した同社は、創業から50年以上にわたり、地方の金融機関や自治体、百貨店など、地域に根ざした顧客に対して、時代のニーズに沿った最適なソリューションを提供し続けている。

「特に地方銀行向けのITシステム提供に強みを持っており、債権管理システムの提供もいち早く手がけてきました」と語るのは、広報部で部長を務める清藤 恭子 氏。同社は、日本で初めて債権督促を自動化する「オートコールシステム」を1983年に開発・販売。1986年には「個人融資債権システム（CMS）」の開発・販売も開始し、現在ではこの分野でのシェアは75％に上るという。

中心的な顧客は、地域の中核を担う企業や団体であり、事業形態としてはB to Bモデルを展開している。しかし同時に、B to B to Cの視点も強く意識しており、「最終的には地域のお客様に付加価値を提供し、地域の活性化に貢献していきます」と清藤氏は語る。

また、近年では新型コロナウイルス感染症拡大を経て、非接触・非対面といったキーワードが一層重視されるようになり、キャッシュレス決済などにも注力しているという。

サステナビリティ活動を積極的に展開しているのも、同社の大きな特徴だといえるだろう。その基本方針は、「地域社会と人々のライフステージすべてをイノベーションでサポートし、サプライズを提供することで、サステナブルな未来を実現し、地域社会に貢献する」というもの。ビジネスパーパスそのものが、サステナビリティに直結しているのだ。

一方で、従業員に向けたサステナビリティ活動にも力を入れている。「人財の深化」というテーマのもと、多様な価値観やバックグラウンドを持つ従業員一人ひとりが能力を最大限発揮できるよう、人財の活躍推進と育成に取り組んでいる。働きがいのある環境づくりや制度整備を通じて、社内における持続可能な成長も目指しているのだ。

様々な問題に直面していた「20年作り込まれてきた」自社システム

2022年までは、社内で開発されたクライアントサーバー型の自社システムによって、勤怠管理から工数管理、経費精算、プロジェクト原価管理、損益管理までを一元管理していた。しかし「以前のシステムは、組織全体の業務改善や人事施策の立案に関わる具体的な施策を打ち出すために必要な分析用のデータを、簡単に抽出・活用できるものではありませんでした」と振り返るのは、管理本部 IT推進部で主任を務める高橋 幸大 氏。

管理本部 IT推進部 主任 高橋氏

「定型的な帳票出力には対応していましたが、例えば人事部門が平均残業時間や有給休暇取得率を集計したいといった場合には、データの抽出をIT部門に依頼しなければなりませんでした。IT部門はその依頼を受けてExcelでデータを提供していましたが、やり取りに手間がかかるため、このようなデータ分析は、活発に行われていませんでした」と高橋氏。

また同システムは、他にも4つの課題に直面していたと高橋氏は指摘する。

第1の課題は、システムの老朽化だ。開発されたのは2000年頃であり、20年にわたって作り込まれてきた完成度の高いものだった。しかし、OSのサポートがすでに終了していたため、早急なリプレイスが求められていた。

第2の課題、クライアントサーバー型だったため、ユーザー端末にはサーバーにリクエストを送り、サービスやデータを利用するための専用アプリケーションを配布する必要があったことだ。情報漏洩防止とクライアント管理の集中化を目的に、シンクライアント（必要最小限の機能しか持たない端末）が導入していたが、アプリケーションはVDI（仮想デスクトップ環境）上で稼働していたため、配布や管理には手間がかかっていたという。さらに、シンクライアント環境ではWeb会議の機能制限や、レスポンス速度の低下といった問題もあり、ユーザービリティの面でも課題を抱えていた。

第3の課題は、社外からのアクセスが難しいことだ。営業担当者やエンジニア、役職者にはiPadを配布し、VPN（インターネット上に安全な"専用の通路"をつくり、社外のネットワークと接続する仕組み）経由でリモートデスクトップ（社内PCを遠隔操作する仕組み）にアクセスしてもらっていた。しかしこの方法では、出張旅費の申請のように入力項目が多い業務には不向きで、入力がしづらく申請が遅れることも多かったという。その対策として、出張後5営業日を過ぎると入力に制限がかかり、上司の許可がなければ申請できないというルールを導入し、申請漏れを防いでいたという。

そして第4の課題が、頻繁に発生するプログラム変更への対応だ。働き方に関する法律やルールの改正はもちろん、社内の取り組み内容の見直しや組織変更があるたびに、プログラムの変更が必要になっていた。これが年に2回の頻度で行われ、システム担当者への負担は非常に大きかったという。加えて、改修には一定の時間とコストがかかるため、施策や制度変更をスピーディーに反映することが難しいという課題も抱えていた。

Salesforce上で幅広い機能を実現できることを評価しTeamSpiritを採用

これらの課題を根本から解決するため、2021年にシステムリプレイスの検討に着手。しかし、ここで大きな問題になったのが「20年にわたって作り込まれてきた完成度の高い自社システム」を、パッケージに代替できるのかということだった。

「前述のように自社システムは、勤怠管理から工数管理、経費精算、プロジェクト原価管理、損益管理までカバーしており、それぞれが相互に連携していました。最低でも、これらの機能を備え、かつ連携できるものでなければ、移行はできません。しかし、市販されている多くのパッケージは、これらすべてをカバーしておらず、機能間の連携も困難でした。そのため当初は、パッケージへの移行は不可能ではないかとも考えていました。」と高橋氏は当時の状況を振り返る。

この悩みを解消するきっかけとなったのが、2020～2021年にかけて行われたSalesforceの導入だ。同社では、Service CloudとSales Cloudを導入し、2021年末には販売管理システムや会計システムなど、社内の基幹システムとの連携を実現していた。
そうした中で、新たなシステムとして候補に挙がったのが、 Salesforceのプラットフォーム上で動作する、TeamSpiritだった。導入までの経緯を、高橋氏は次のように語る。

「Salesforceの導入を担当していたチームのメンバーから、2021年3月にTeamSpiritを紹介されました。実際に機能を確認したところ、必要な機能がすべて揃っており、勤怠管理、工数管理、経費精算、プロジェクト原価管理が一元化され、シームレスに連携することがわかりました。また、すでにSalesforceの導入が進んでいたこともあり、Salesforce上で利用できる点も、大きなメリットだと評価しました。」

紹介を受けた翌月には、TeamSpiritの導入検討を開始。自社システムに備わっていた機能とのFit/Gap分析を徹底的に行ったうえで、検討開始から６ヶ月後の2021年10月に採用を決定し、2022年7月から利用を開始している。

自社システムが実現していた各種機能を「標準機能だけ」で再現

勤怠管理は、同システムの機能を再現できただけではなく、より柔軟な運用が可能になったと高橋氏はいう。TeamSpiritはクラウド型のシステムのため、以前のようにVDI （仮想デスクトップ環境）や専用アプリを介する必要がなくなり、端末や場所を問わずアクセスできるようになった。これにより、出張中でもすぐに申請作業が行えるようになり、入力遅れや申請漏れの大幅な軽減につながっている。

「入力制限のような従来のルールは継続しながらも、現場の運用負荷は確実に下がっています。さらに、当社側でプログラムを個別に変更することなく、法改正に追従してくれるのも大きな利点です」と高橋氏。

従来の運用で重視されていた「出張後5営業日を過ぎると入力制限がかかる」というルールもTeamSpirit上で問題なく再現でき、既存の業務プロセスを崩すことなく移行を実現したのだ。

工数管理は、 Salesforce の各種オブジェクトとTeamSpirit Leaders（ TeamSpiritのプロジェクト原価管理システム）が連動し、案件の進行にあわせ自動生成されるようになっているという。「営業活動でSalesforceの商談を作成し、商談案件が進行していくと、社内見積の工程に進みます。社内見積が完了すると、プロジェクトに関する基礎情報（プロジェクトコード、受注額、原価見積等）がSalesforce上に登録されます。案件が商談成立となると基幹システムへ受注情報が連携されるのと同時に、TeamSpirit Leadersにも連携され、プロジェクトが自動生成されます。結果として、工数入力の際には、最新のプロジェクトコードがリストに自動反映されるため、現場の従業員は迷うことなく正確な入力が可能になります」と高橋氏。

このように、営業から工数入力までのプロセスが一気通貫でつながっていることで、プロジェクト管理の精度も高まり、業務の効率化とコスト把握のスピード向上が実現したという。

また、「以前はプロジェクトコードの発番を手作業で行い、Excelで管理していましたが、プロジェクトオブジェクトが自動的に生成されるため、その手間がなくなりました。自社システムでは勤怠と工数を時間ベースで連動させていましたが、これもTeamSpiritの標準機能だけで再現できており、勤怠入力画面の中で工数入力もできるようになっています」と高橋氏は続けた。

プロジェクト原価管理も、工数管理とTeamSpirit Leadersを組み合わせて実現している。
従業員が日々の工数を入力すると、「誰が、どのプロジェクトに、何時間作業したのか」という情報が蓄積され、原価実績として自動的にプロジェクト原価に反映される。これにより、プロジェクトごとのコスト構造をリアルタイムで把握でき、収益の進捗状況や採算性を可視化することが可能になったという。また、外部パートナーに発注した業務に関しても、TeamSpirit上で予算と実績の両面から管理でき、プロジェクト単位での総合的なコスト管理が一元化され、予算超過のリスクを早期に把握・対応できるようになったという。

経費精算に関しても、申請業務の負荷が軽減されたと清藤氏は次のように語る。
「以前は交通費の精算をする際、 Webブラウザーで調べた経路検索の結果を自社システムにコピー＆ペーストするという手間がありましたが、TeamSpiritは乗車区間を入力するだけで、最適なルートと金額が自動表示されるようになっており、交通費の申請がラクになりました。また、OCR機能も搭載されており、領収書をスマートフォンで撮影をすれば自動的に読み込まれるため、経費精算のたびに領収書を添付するといった手間もなくなり業務効率化につながっています。」

また、承認に関しても「承認が必要な場合には、メールやスマホアプリにプッシュ通知が届くため、その場ですぐに対応できます。私の上司は社長ですが、社長の承認もすぐに得られるため、以前よりもスピーディーに業務が回るようになりました」と清藤氏は続けた。

可視化されたデータをもとに新たな施策が次々とスタート

ただし「これらの機能を実現できただけでは、自社システムの機能を再現しただけであり、ユーザーにとってはシステムが変更されただけに過ぎません」と高橋氏。それ以上に重要なのが、TeamSpiritのレポート機能（勤怠、工数、経費などのデータを指定条件で抽出できる機能）やダッシュボード機能（レポート結果を視覚的に表示できる機能）によって、データの可視化が可能になったことだという。

「以前は、データを確認するためにはデータ抽出をIT部門に依頼するという手間が発生し、活発に行われていませんでしたが、今ではIT部門に依頼せずともTeamSpiritの画面上で簡単に確認できます。そのため、残業時間の集計や分析など人事部門内で行うことが可能になりました。また、現場の管理職も、部下の残業時間や有給休暇取得状況を、管理職用のダッシュボードで随時確認できるようになったため、月中の部下の残業時間をモニタリングしながら業務を調整するなど、現場側の勤怠管理への意識も向上しています」と高橋氏は評価する。

データがリアルタイムに可視化できるようになったことで、働き方改善の新たな取り組みがスタートされた。その1つが管理職の残業時間削減の取り組みだ。

「以前は、自身の残業時間がリアルタイムに可視化されにくい状況にあったため、残業時間を入力していない管理職も少なくありませんでした。しかし、データが参照しやすくなったことで、管理職も残業時間をきちんと入力するようになりました。また、可視化によって、管理職の有給休暇取得率が低いことが判明しました。そこで、課長職以上を対象に、有給取得率の向上を目的とした『マネジメント職の連続休暇取得促進』という施策が始まりました。」と清藤氏。これは管理職が3日以上の連続した有給を取得するよう促す施策だ。以前は取得状況を記録する仕組みがなかったことから、データこそ残っていないものの施策開始以降、管理職の有給取得意識は明らかに高まっているという。

また、2023年3月からは、就業時間の5％を自己研鑽に充てるという施策もスタート。この施策は、TeamSpiritで工数実績が可視化できるようになったことをきっかけに発案されたものだという。工数項目の中に「自己研鑽」を追加し、ダッシュボードに「自己研鑽時間」の実績を表示するようにし、内部監査室でもチェックされているという。

「この施策は始まったばかりですが、部署ごとに自己研鑽の取得時間にバラつきがあることがわかってきました。今後は、なぜ部署ごとに差が出ているのか、原因を究明していきたいと考えています」と高橋氏は語る。また、上場企業の有価証券報告書には、2023年3月期決算から「人的資本」に関する情報の記載が求められるようになっているが、これについてもTeamSpiritから得られるデータを活用することで、容易に対応できたという。

これらの取り組みは、前述の「人財の深化」の促進に直結している。具体的な施策の立案には、可視化されたデータをもとに現状を把握する必要があり、進捗状況をKPIとして管理するためにもデータが求められる。TeamSpiritの導入によりこうしたデータの取得が可能になった。

今後はTeamSpiritのタレントマネジメント機能の活用も検討

ダッシュボードによるデータの可視化は、従業員の働き方に対する意識向上にも貢献している。全従業員が、自分の残業時間や有給休暇取得状況をいつでも確認できるようになったことで、「残業を抑えよう」「休暇を計画的に取ろう」といった意識が、自然と高まりつつある。さらに、36協定の遵守についても、リアルタイムに状況を把握できるようになったことで、対応が容易になったという。

また、同社独自の有給休暇の取得状況の把握にも、TeamSpiritは寄与していると高橋氏は次のように語る。

「当社には『アニバーサリー休暇』という制度があります。これは、自分の誕生日に休暇を取得すると1万円の奨励金が支給されるほか、年に3回までアニバーサリー休暇を取得でき、1回につき3,000円が支給されるというものです。以前は、『自分がどれだけアニバーサリー休暇を取得したか』を忘れてしまうことも多かったのですが、現在は休暇ごとの取得状況が把握でき、取り忘れを防ぎやすくなりました。」

より良い組織づくりを目指してさまざまな施策に取り組んできた同社だが、現状に満足することなく、さらなる成長に向けた新たな一手も視野に入れている。

その１つは変形労働時間制の導入だ。
これは、業務の繁閑に合わせて柔軟な働き方を可能にすることで、従業員の負荷を平準化し、生産性向上とワークライフバランスの両立を図るための施策。繁忙期には一定の労働時間を超えて働くことを認めつつ、閑散期にはその分を調整して労働時間を短縮するなど、より現場に即した運用が可能になることが期待されている。TeamSpiritには、変形労働時間制に対応する勤怠管理機能が備わっており、2025年４月から導入を計画している。

「人事部門からは、従業員のエンゲージメントと勤務状況の相関関係など、従業員についてもっと分析を行いたいと言われています」と高橋氏。そのためにはタレントマネジメントも必要になるため、「TeamSpiritタレントマネジメント」の活用も検討しているという。

また今後は、システム基盤全体をSalesforceに統合していく計画も検討されている。現在は基幹システムがSalesforceとは別のシステムになっているが、これも順次Salesforce上に移行していく方針だ。

「TeamSpiritは『ERP Cloud 360コンソーシアム』設立メンバーの1社ですが、他の設立メンバーの中には会計システムをSalesforce上で提供している企業があるので、そうしたシステムも活用しながら、Salesforceのプラットフォームを最大限に活用していきたいと考えています。TeamSpiritにもこれからさらに機能を拡充し、より大きな存在へと成長していってほしいです」と高橋氏はTeamSpiritへ期待を寄せる。